SEI/FIOCRUZ - 3019607 - Modelo de Procedimento

Estabelecer diretrizes para que as mudanças ocorram de forma estruturada na Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

Este procedimento se aplica a toda Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

Atores - Aqueles que interagem com a Equipe de GM do projeto atuando no planejamento, na execução ou monitoramento das ações de GM, fornecendo dados e/ou sofrendo os impactos referentes ao objeto da implantação do projeto. Podem ser também chamados de partes interessadas;

Direcionadores - Orientações e encaminhamentos definidos pelos atores para nortear o planejamento da GM. Podem ser expectativas, preocupações, recomendações ou definições as quais são analisadas pela equipe de GM e transformadas em diretrizes e pontos de atenção;

Equipe de Gestão da Mudança - Recursos destacados para atuarem no planejamento e na execução das ações de GM do projeto;

Mudança - É uma ação geradora de uma nova situação que pode afetar pessoas, processos ou a organização;

Gestão da Mudança (GM) - É um conjunto de processos estruturados para facilitar o planejamento, execução e consolidação de melhorias, inovações e modificações a nível organizacional, com vistas a suavizar impactos negativos e maximizar benefícios almejados. É essencialmente multidisciplinar. Mesmo quando realizada por facilitadores dedicados, ela vai envolver pessoas em todos os níveis organizacionais, em muitos casos de mais de um setor.

Patrocinador - Principal parte interessada na implantação de um projeto, caracterizado sobretudo como sendo o defensor institucional da realização do projeto; O patrocinador deve ser alguém comprometido com a mudança, sendo o responsável final pelo propósito e pelos objetivos.

Projeto - O que se tem a intenção de fazer; desígnio; intento; plano de realizar qualquer coisa.

Projeto (definição PMBOK) - Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Público - Conjunto de pessoas impactadas pela nova solução e, consequentemente, foco das ações de GM.

Degias/Agequali - Orientar as áreas como as mudanças devem ser realizadas na Cogead.

A metodologia deve ser aplicada aos projetos de todas as áreas da Cogead, onde for diagnosticada a necessidade de aplicação de GM.

Toda mudança identificada deve ser registrada na RdM, submetida à aprovação e acompanhada nas reuniões, esta última de acordo com o tipo de mudança, descrita no item 7.3.

Os resultados das análises críticas sobre as mudanças devem ser discutidos e registrados nas atas das reuniões previstas do SGQ da Cogead.

Quando a Unidade Cogead aplica a gestão de mudanças, aumenta a probabilidade de alcançar os seus objetivos com o menor impacto possível sobre os colaboradores.

Uma gestão de mudança consistente e responsável analisa todos os impactos possíveis. Dessa forma os líderes conseguem prever melhor os imprevistos, mensurar os riscos e o quanto a organização está se expondo ou não para executar a mudança, além das adaptações necessárias.

A Gestão da Mudança (GM) tem por objetivo promover uma mudança planejada e administrada, minimizando os impactos nas pessoas e na organização e permitindo alcançar os níveis de desempenho desejados no mais curto espaço de tempo possível.

A RdM deve ter um escopo claramente definido e documentado. Para tanto, o tipo de mudança deve ser registrado de forma correta no momento da abertura da RdM. O tipo de mudança indica a extensão do risco que uma determinada mudança pode causar no ambiente, levando em consideração sua natureza, complexidade, pessoas envolvidas, esforço, exposição a falhas e quantidade de colaboradores/Unidades.

Os tipos de mudanças caracterizam-se quanto a sua prioridade, tendo como base seu impacto e sua urgência. Essa classificação de prioridade é utilizada para decidir quais mudanças devem ser discutidas, avaliadas e implantadas.

Nesta etapa o gestor da área, com o apoio da Equipe da Agequali, deve avaliar os riscos da mudança quanto ao impacto e urgência, conforme estabelecido no POP 020001420/002 - Gestão de Riscos e Controle Internos.

A metodologia de GM da Cogead busca alcançar seus objetivos por meio de quatro etapas: Entendimento da Mudança, Planejamento da GM, Execução das Ações e Monitoramento das Ações.

O Entendimento da Mudança corresponde ao momento em que a área tem contato com a mudança pretendida, por esta razão é a primeira etapa da metodologia. Definir uma estratégia para a gestão da mudança e planejar as ações para o processo dependem do entendimento do percurso que será percorrido.

Na verdade, mais importante que planejar a GM é entendê-la. Um Entendimento mal feito pode levar a ações equivocadas, fora do momento certo, na sequência incorreta, entre outras, além de poder deixar públicos de fora da GM, omitir impactos importantes ou desperceber direcionadores importantes. Por mais eficiente que seja o planejamento, os resultados não podem ser bons, pois o input foi aquém do desejado.

Após o entendimento da mudança, a RdM (Anexo I) deve ser preenchida e aprovada pela gestor da área responsável pela mudança.

Após a avaliação do tipo de mudança (RdM), o gestor obterá uma classificação quanto ao acompanhamento e a forma de registro da mudança.

A etapa de Planejamento da GM começa com a definição das estratégias. Com base nos direcionadores e impactos são traçadas as Estratégias de GM, de Envolvimento e de Capacitação. Envolvimento trabalha o comprometimento dos públicos que serão impactados com a mudança e engloba ações de sensibilização e comunicação, de acordo com o PP 020001430/001 - Gerir Comunicação. Capacitação trata de definir como fornecer conhecimentos e habilitar as pessoas para o desempenho de novas atribuições ou para as novas formas de atuação após a mudança.

A Estratégia de GM apresenta as diretrizes e os pontos de atenção que vão direcionar as ações, estabelecer o grau de comprometimento que os públicos devem alcançar, modelar a governança da GM - os canais de relacionamento entre os atores do projeto e a equipe de GM, bem como, os fluxos de aprovação das ações - e definir as bases do monitoramento de eficiência e de eficácia que será aplicado às ações de GM ao longo do projeto.

O ponto fundamental da Estratégia de Envolvimento é a definição da abordagem para cada público. Nesta estratégia é determinado o objetivo que a GM tem com este público e, para atingi-lo, quais canais serão usados e quais mensagens serão passadas.

Quando houver parceria com Degias/ASCOM, este deve contribuir com a Estratégia de Envolvimento, definindo, com base nas mesmas informações, os canais de comunicação institucional que devem ser usados para cada público. Conforme descrito PP 020001430001 - Gerir Comunicação é responsável pela comunicação institucional e a GM, em atuação junto às lideranças dos projetos, é responsável pela comunicação de projeto.

Na Estratégia de Capacitação o ponto fundamental é a definição dos eventos de capacitação. Partindo dos impactos levantados, são identificadas as necessidades de capacitação.

Se houver capacitação em projetos internos à Cogead, que afetem apenas a força de trabalho da unidade (toda ou em parte), deve ser estabelecia parceria com o Degias/SGT para execução das atividades de treinamento, seguindo as orientações do procedimento PP 020001300001 - Gerir Recursos Humanos.

Com base na classificação obtida no item 7.5.1.4, os responsáveis abaixo devem ser envolvidos para:

Relatório Técnico ou documentos do Projeto, este último em conformidade com o PG 020001420/005 - Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Cogead.

Concluída a etapa de planejamento, é iniciada a execução das ações de GM. Elas devem seguir os prazos e a qualidade planejados e para isso devem ser monitoradas quanto à eficiência e à eficácia.

Para os cronogramas definidos dentro da ferramenta Teams, o responsável pelo projeto deve exportar o arquivo para o Excel e versionar o cronograma, após cada alteração realizada no documento, de acordo com o item 7.3.3.3 Outros modelos de documentos do POP 020001420/001 - Elaboração de Documentos.

Tão logo sejam iniciadas as ações de GM, deve começar também o monitoramento, a fim de garantir que o planejamento esteja no rumo correto ou, havendo necessidade, que o planejamento seja revisado.

O monitoramento das ações de GM deve avaliar dois aspectos: eficiência e eficácia das ações.

O monitoramento de eficiência permite fazer correções de rumo da GM, porém, por medir basicamente os desvios do planejamento, são apenas correções pontuais.

Os prazos definidos no cronograma, normalmente coordenados pelo responsável do projeto, quando são avaliados não apenas o cumprimento, mas também as causas dos atrasos e as dependências de outras atividades.

O monitoramento da eficácia das ações de GM determina se as ações estão produzindo resultados positivos no processo de mudança, pela medição de reação das pessoas envolvidas – usuários finais, equipe do projeto, clientes, entre outros. Os resultados das ações são positivos quando se verifica um aumento do entendimento e da percepção da mudança ou quando se comprova a mitigação de um ou mais impactos.

Monitorar o cumprimento das ações de GM planejadas, nos prazos planejados e nos níveis de qualidade pretendidos.

Gestor da área da Cogead, Equipe de GM, Agequali e Projetos, esta última área, quando aplicável.

Documento assinado eletronicamente por Maria da Conceição da Costa Lara, Prestador(a) de Serviços, em 29/08/2023, às 10:45, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 29/08/2023, às 10:58, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 29/08/2023, às 20:04, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 04/09/2023, às 16:09, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3019607 e o código CRC 841D8261.

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HISTÓRICO DE REVISÕES
N° da versão	Descrição e/ou itens alterados
00	Criação do procedimento.
01	Item 8 - Foram alterados todos os controles para o registro Relatório Técnico e no item 9 - foi excluído o Anexo I - Modelo de Relatório Técnico porque o documento foi migrado para o SEI. Foi excluída a logomarca PEG do Modelo de Relatório por determinação da Coordenação devido ao término do Programa de Excelência em Gestão.
02	Item 7.1 - Foram incluídos os 3° e 4° parágrafos com objetivo de definir quais situações os gestores devem aplicar a gestão de mudanças , foi alterado o item referenciado do PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros, em função da mudança estrutural do documento e incluído o processo SEI, no qual o modelo de Relatório Técnico foi disponibilizado; item 7.3.3.3 foi considerado cronograma elaborado dentro do Teams exportado para o Excel; 7.3.4.3 Documentos - a ata da Reunião Departamental foi substituída pela ata de Reunião Cogead porque trata-se de acompanhamento por parte da equipe do projeto e no item 8 - foi incluída a ata de Reunião da Cogead e alterados os controles armazenamento, proteção e recuperação devido a migração dos modelos dos documentos terem sido migrados para o Sistema Eletrônico de Informação (SEI).
03	Itens 3 e 7.5.3.3 - foi incluído o POP 020001420/001 - Elaboração de Documentos; item 5 - foi incluído a sigla RdM (Requisição de Mudança) e sua definição; Item 7.1 - o terceiro parágrafo foi excluído porque foi criado o item 7.3 a fim de detalhar a classificação de mudanças; item 7.3 - Classificação, foi incluído; item 7.4 foi incluído a fim de esclarecer os tipos de mudanças; item 8 - foi incluído o formulário de RdM; item 8 foram excluídos os registros Ata de Reunião - Conselho Deliberativo (CD), Ata Reunião Departamental e Ata Reunião da Cogead porque estes registros são do PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros e no item 9 - incluído o Anexo I - Requisição de Mudança.

Identificação	Armazenamento	Proteção	Recuperação	Código de classificação	Tempo de retenção	Disposição
Requisição de Mudança (RdM)	Pasta de rede da área	Login e senha	Backup	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido	Tempo de retenção associado a sua classificação	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.
Requisição de Mudança (RdM)	Sistema Eletrônico de Informação (SEI)	Login e senha	Nº do processo SEI	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido	Tempo de retenção associado a sua classificação	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.
Relatório Técnico	Sistema Eletrônico de Informação (SEI)	Login e senha	Nº do processo SEI	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido	Tempo de retenção associado a sua classificação	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.
Cronograma	Pasta de rede da área	Login e senha	Backup	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido	Tempo de retenção associado a sua classificação	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.
Cronograma	Sistema Eletrônico de Informação (SEI)	Login e senha	Nº do processo SEI - Título/versão	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido	Tempo de retenção associado a sua classificação	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.