Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário 

1 Identificação

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Demanda

2.1.2  Desvio exclusivo

2.1.3  Verificar processos recebidos - Arquivar

2.1.4 Desvio exclusivo

2.1.5  Devolver processo - Não inserido

2.1.6 Processo finalizado

2.1.7 Analisar termo de arquivamento - Inserido

2.1.8 Desvio exclusivo

2.1.9 Enviar solicitação via e-mail - Não concluído na unidade

2.1.10 Aguardar conclusão do processo

2.1.11 Desvio exclusivo

2.1.12 Concluir processo - Não

2.1.13 Classificar processo - Concluído na unidade / Sim

2.1.14 Incluir bloco interno - Temporalidade

2.1.15 Sobrestar processo

2.1.16 Processo finalizado

2.1.17 Analisar solicitação via e-mail - Desarquivar

2.1.18 Pesquisar processo

2.1.19 Remover sobrestamento

2.1.20 Incluir termo de desarquivamento

2.1.21 Enviar processo

2.1.22 Comunicar desarquivamento

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Seção de Arquivo e Microfilmagem - SAM

2.3.2 Requisitante

3 Registros

4 Anexos

1 Identificação

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos.

Subprocesso:

Arquivar/Desarquivar - SEI.

Responsáveis:

SAM - Seção de Arquivo e Microfilmagem.

Clientes:

Área/Unidade requisitante.

Regras do negócio:

Decreto Nº - 8.539, de 8 de outubro de 2015
Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

Portaria Interministerial Nº 1.677, de 7 de outubro de 2015(*)
Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal;

Portaria 744/2018-PR
Institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como um sistema de documentos e processos administrativos eletrônicos, no âmbito da FIOCRUZ;

Portaria 989/2018-PR
Institui o Comitê Gestor do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito da FIOCRUZ, conforme estabelecido pela Vice-Presidência de Gestão e Desenvolvimento Institucional.

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Demanda

Processo se inicia de acordo com a demanda de arquivamento e/ou desarquivamento encaminhada pelo requisitante via SEI.
 

2.1.2  Desvio exclusivo 

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Tipo - Arquivar ou Desarquivar.

2.1.3  Verificar processos recebidos - Arquivar

No caso de Arquivamento, as solicitações são analisadas pelo SAM para prosseguimento.

2.1.4  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Termo de Arquivamento - Inserido ou Não inserido.

2.1.5  Devolver processo - Não inserido

O processo é devolvido com um e-mail, solicitando a inserção do Termo de Arquivamento.
 

2.1.6 Processo finalizado

É finalizado com o envio do processo à unidade requisitante.

2.1.7  Analisar termo de arquivamento - Inserido

O termo de arquivamento deve ser analisado para verificar a justificativa do processo.

2.1.8  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Processo - Não concluído na unidade ou Concluído na unidade.

2.1.9  Enviar solicitação via e-mail - Não concluído na unidade

O analista do SAM envia um e-mail solicitando a conclusão do processo na unidade requisitante.

2.1.10  Aguardar conclusão do processo

O analista do SAM aguarda a conclusão do processo na unidade por 2 (dois) dias úteis.

2.1.11  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Solicitação atendida - Sim ou Não.

2.1.12  Concluir processo - Não

O analista do SAM conclui o processo na unidade requisitante

2.1.13 Classificar processo - Concluído na unidade / Sim

O analista do SAM deve classificá-lo de acordo com o assunto do processo analisando os documentos relacionados. E Inserir o ano do termo de desarquivamento. Feito isso a ação é "salva".
 

2.1.14 Incluir bloco interno - Temporalidade

Após a classificação do processo, o SAM Inclui em bloco interno o processo conforme a temporalidade e anota a classificação.
 

2.1.15 Sobrestar processo

O processo deve ser sobrestado para não haver movimentação do processo. Para sobrestar o SAM deve informar o motivo antes de "salvar".
 

2.1.16 Processo finalizado

Processo finalizado com o arquivamento do processo.

2.1.17  Analisar solicitação via e-mail - Desarquivar

Para solicitações de desarquivamento, a solicitação deve ser realizada pela área requisitante somente por e-mail. Incluindo o número do processo a ser desarquivado.
E-mail para envio de solicitação: arquivo.cogead@fiocruz.br.

2.1.18  Pesquisar processo

O processo a ser desarquivado é pesquisado via SEI conforme informações encaminhadas pela área requisitante.

2.1.19  Remover sobrestamento

Para o processo de desarquivamento dever ser retirado o sobrestamento para incluir o Termo de Desarquivamento e realizar a movimentação do processo.
 

2.1.20  Incluir termo de desarquivamento

O Termo de Desarquivamento de processo eletrônico deve ser preenchido e assinado pelo analista do SAM. 

2.1.21  Enviar processo

O processo desarquivado  é enviado ao requisitante.

2.1.22  Comunicar desarquivamento

O processo é finalizado com o retorno do e-mail ao requisitante informando o desarquivamento.
 

2.2 Atores

• Analista e Colaboradores Capacitados - SAM - Seção de arquivo e microfilmagem.

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Seção de Arquivo e Microfilmagem - SAM

Responsável por realizar a identificação da ação necessária para arquivar/desarquivar o processo no SEI.

2.3.2 Requisitante

Responsável pela solicitação de arquivamento/desarquivamento e fornecimento das informações pertinentes.

3 Registros

Tabela I – Registros

4 Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo Arquivar/Desarquivar - SEI.

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Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 01/11/2023, às 15:55, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Patricia da Silva Guimarães, Prestadora de Serviço, CPF: 075.800.387-06, em 01/11/2023, às 16:03, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por MARIA DA CONCEIÇÃO SILVA PEREIRA DE OLIVEIRA, Prestadora de Serviço, CPF: 740.371.107-68, em 01/11/2023, às 16:18, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por VALDEMIR FLORÊNCIO LOPES, Chefe da Seção da Arquivo e Microfilmagem, em 01/11/2023, às 16:19, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 07/11/2023, às 10:34, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3186794 e o código CRC 35CB6965.

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