Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Descrição

7.1 Requisitos do serviço

7.2 Requisitos do cliente

7.3 Requisitos do processo

7.4 Fluxograma do processo

7.5 Eventos disparadores

7.6 Eventos Finais

7.7 Detalhamento das atividades do processo

7.7.1 Realizar Gestão Documental

7.7.2 Executar a Gestão do Documento

7.7.3 Assessorar na Gestão Documental

7.7.4 Rastreabilidade dos Documentos

7.8 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

7.9 Indicadores de desempenho do processo

7.10 Sistemas

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Descrever o processo da gestão documental, coleta e entrega de documentos, serviços postais, autuação de processos físicos e digitais na Cogead e Unidades da Fiocruz.

2 Documentos de referência

Portaria Interministerial MJ/MP nº: 1677 de 07 de outubro de 2015. Ministério da Justiça. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo;

Decreto nº: 8539/2015 de 08 outubro de 2015. Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo;

Portaria nº: 744/2018-PR, que institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como um sistema de documentos e processos administrativos eletrônicos, no âmbito da FIOCRUZ;

Portaria nº: 989/2018-PR, que institui o Comitê Gestor do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito da FIOCRUZ, conforme estabelecido pela Vice-Presidência de Gestão e Desenvolvimento Institucional;

Portaria nº: 206/2020, altera Portaria Cogead número 76/2020, que definiu os procedimentos para a atividade de digitalização dos processos e sua inclusão no SEI;

Decreto nº: 4915 de 12 dezembro de 2003. Cria o sistema de Gestão de Arquivo -SIGA, da Administração Pública Federal;

Decreto nº: 1799 de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei nº 5433, de 08 de maio de 1968 sobre microfilmagem;

Portaria nº: 353/2009 -PR. Constitui o SIGDA – Sistema de Gestão de Documentos da Fiocruz;

Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativo às atividades meio do Poder Executivo Federal. Aprovado pela Portaria nº 47 de 14/02/2020 do Arquivo Nacional;

Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às Atividades Finalísticas da Fundação Oswaldo Cruz. Aprovado pela Portaria nº 328 de 08/11/2018 do Arquivo Nacional;

Portaria nº: 127/1998 -PR. Constitui a CPADA – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo da Fiocruz;

Portaria nº: 794/2012-PR. Padroniza as especificações de material de consumo para uso em arquivos, no âmbito da Fiocruz;

Resolução Conarq nº: 40 de 09 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos;

Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020. Dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014;

Lei nº: 5433 de 08 de maio de 1968. Regula a Microfilmagem de documentos oficiais.

3 Documentos complementares

Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo;

Cartilha de Segurança da Informação no SEI;

POP 020001210/003 Abertura e Encerramento de Volume de Processo Administrativo;

RMP 020001210/001 Anexar Processos;

RMP 020001210/002 Apensar Processos;

RMP 020001210/004 Autuar Processos Administrativos;

RMP 020001210/005 Autuar Volume dos Processos;

RMP 020001210/006 Desapensar Processos;

RMP 020001210/008 Reconstituir Processos;

RMP 020001220/001 Receber Correspondências - Balcão;

RMP 020001220/002 Expedir Malotes;

RMP 020001220/003 Realizar Expedição Cartas, Cartas Registradas, SEDEX e E M S;

RMP 020001220/004 Receber Malote;

RMP 020001220/005 Receber Correspondências Externas;

POP 020001230/001 Arquivamento e Desarquivamento de Processo Administrativo Físico;

RMP 020001230/001 Arquivar Documentos;

RMP 020001230/004 Preservar Documentos;

RMP 020001230/005 Reproduzir Documentos Microfilmados;

RMP 020001230/006 Avaliar Documentos;

RMP 020001230/007 Desarquivar Documentos;

RMP 020001230/008 Arquivar/Desarquivar - SEI.

4 Campo de aplicação

Este procedimento se aplica a toda Cogead e Unidades da Fiocruz. 

5 Siglas e definições

Sica - Serviço de Informação e Comunicação Administrativa;

Sam - Seção de Arquivo e Microfilmagem;

Seexp - Seção de Expedição;

Seprot - Seção de Protocolo;

SGA - Sistema de Gestão Administrativa;

SEI - Sistema Eletrônico de Informação;

Degias - Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria;

Processos Administrativos - documento produzido no âmbito do órgão ou entidade e que demande análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e que necessite de tramitação; ou documento produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha recebido NUP na origem;

Documentos - Unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

Acervo - Conjunto de documentos de um Arquivo;

Modalidade - Serviços disponíveis em contrato da EBCT (correios) para envio de correspondências/encomendas aos destinatários.

6 Autoridades e responsabilidades

Serviço de Informações e Comunicações Administrativas - Sica: Planejar, organizar, coordenar e controlar as rotinas relacionadas às ações de Protocolo, Expedição, Arquivo e Microfilmagem;

Seção de Expedição – Seexp: Enviar e receber documentos administrativos e correspondências da Cogead e Unidades da Fiocruz;

Seção de Protocolo – Seprot: Autuação e controle dos processos administrativos;

Seção de arquivo e Microfilmagem – Sam: Gerenciar os documentos garantindo a preservação das informações documentais de acordo com as prerrogativas arquivísticas;

Requisitante: Colaboradores da Cogead e Unidades da Fiocruz responsáveis pelas solicitações as áreas do Sica de acordo com as suas necessidades.

7 Descrição

7.1 Requisitos do serviço

Fornecer serviços nos processos de gestão documental para todas unidades técnico-científica e administrativas da Fiocruz.

7.2 Requisitos do cliente

Os Cliente das áreas do SICA, devem ter conhecimento dos procedimentos relativos as atividades de Arquivo, Protocolo e Expedição, e atender todos os requisitos para solicitações, sendo também Responsabilidade do cliente de manter a integridade dos documentos enquanto estiver sob sua responsabilidade.

A expectativas dos clientes do SICA é que as suas demandas sejam atendidas, de maneira imediata, ignorando as etapas definidas nos processos de trabalho do Serviço de Informação e Comunicação Administrativa.

7.3 Requisitos do processo

O processo estabelece a gestão dos documentos administrativos no âmbito da Cogead e Unidades da Fiocruz, desde a etapa da autuação de um processo e/ou movimentação de um documento, a sua entrega e recebimento no destino. Além dos processos de arquivamento, avaliação, classificação e definição do prazo de guarda.

7.4 Fluxograma do processo

Não aplicável.

7.5 Eventos disparadores

Autuar processo: A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. A autuação de processos físicos somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora. Os processos digitais poderão ser autuados diretamente pelo usuário autorizado, desde que monitorado pela Unidade protocolizadora.

Anexar processos: Esta juntada se caracteriza pela união de dois ou mais processos (processos acessórios) a outro processo (processo principal), desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, prevalecendo o número do processo mais antigo, ou seja, o processo principal. Ocorre em caráter definitivo.

Apensar processos: Esta juntada se caracteriza pela união de dois ou mais processos (processos acessórios) a outro processo (processo principal). Ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em processos pertencentes a um mesmo interessado ou com o mesmo assunto. Cada processo conserva sua identidade e independência.

Reconstituir processos: O procedimento tem o intuito de resgatar as informações e os documentos que integravam o processo perdido ou extraviado, solicitando, quando necessário, às unidades administrativas por onde o processo tramitou, a disponibilização de informações e/ou de cópias dos documentos.

Receber correspondência/malote: Todo documento, malote ou correspondência recebido dos departamento/unidades/Fiocruz, balcão da Expedição ou do correio, deve ser conferido, inserir as informações inerentes a cada correspondência no sistema interno se necessário, separado e expedido para o seu destino.

Arquivar documentos: Os documentos são guardados em caixa arquivo e posteriormente disponibilizado no arquivo deslizante de acordo com o layout do arquivo. Os documentos eletrônicos são recebidos, via SEI, para arquivamento e Gestão.

Desarquivar documentos: Para desarquivar documentos é necessário realizar a busca no acervo para identificar a caixa onde o documento está guardado. Ao entregar o documento, o usuário assina a guia de desarquivamento em 2 vias, uma fica com o SAM e outro com o usuário. No desarquivamento de documentos eletrônicos (SEI), O processo a ser desarquivado é pesquisado no sistema conforme informações encaminhadas pela área requisitante. Para o processo de desarquivamento dever ser retirado o sobrestamento para incluir o Termo de Desarquivamento e realizar a movimentação do processo. O Termo de Desarquivamento de processo eletrônico deve ser preenchido e assinado pelo analista do SAM. 

Reproduzir documentos microfilmados: O rolo do microfilme é instalado no equipamento leitor; é localizado o flash relativo o documento solicitado; é realizada a reprodução através da copiadora. Após a reprodução, o documento é enviado ao solicitante, fisicamente ou por e-mail.

7.6 Eventos Finais

Desapensar processo: É a separação de processos apensados que ocorre a pedido da Unidade responsável ou obrigatoriamente antes do arquivamento dos processos.

Realizar expedição: Todo documento/malote/correspondência, deve ser expedida para os departamentos/unidades/Fiocruz, através do mensageiro da Seção de Expedição ou retirada no balcão por cada unidade, mediante assinatura de guia no ato da entrega, afim de comprovar a retirada. Quanto à envios aos correios, os mensageiros da Seção de Expedição, depois de preparadas as correspondências deverão realizar a expedição junto a agência dos correios/ Fiocruz.

Avaliar documentos: Inclui a classificação de documentos, análise, seleção, arranjo e descrição do conjunto e o resultado é a separação física dos documentos a serem preservados daqueles que serão eliminados.

7.7 Detalhamento das atividades do processo

7.7.1 Realizar Gestão Documental

A gestão documental é realizada através das ações das áreas do Serviço de Informação e Comunicação Administrativa – Sica, responsável pela coordenação dessas atividades. As demandas são solicitadas através das necessidades dos requisitantes, que deve atender as diretrizes das áreas para prosseguir com as requisições.

Essas solicitações podem ser realizadas das seguintes formas: através do Sistema de gestão Administrativas – SGA, módulo sistema de informação, pelos e-mails - expedicao.cogead@fiocruz.br, protocolo.cogead@fiocruz.br , arquivo.cogead@fiocruz.br  ou suportesei@fiocruz.br e/ou presencial. Se necessário os telefones: 3836-2002/2005/2012/2153/2151/2223.

7.7.2 Executar a Gestão do Documento

As áreas do Sica devem analisar as demandas e instruir o requisitante a respeito do processo que este deve realizar para atender a sua necessidade.

O responsável da área somente prosseguirá com a requisição se esta estiver de acordo com seus procedimentos, caso as solicitações não atendam as diretrizes das áreas do Sica o requisitante deve realizar os devidos ajustes para prosseguir com a sua requisição.

As atividades são executadas de acordo com as seguintes competências:

Sam – Seção de Arquivo e Microfilmagem:

• Planejar, coordenar e garantir a Gestão da Informação Arquivística nas unidades da Fiocruz, de acordo com as políticas implantadas pelo SIGDA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo);

• Garantir a qualidade da Gestão da Informação Arquivística: atendimento, assessoria e capacitação técnica no âmbito das unidades Fiocruz;

• Planejar e gerenciar os Sistemas de Informação: módulo controle de documentos web, desktop e demais sistemas de registros e recuperação da informação arquivística;

• Gerenciar e acompanhar a Gestão Arquivística dos documentos produzidos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI);

• Realizar a gestão de preservação preventiva dos documentos da Fiocruz, preservando a memória administrativa da instituição;

• Orientar os procedimentos de Gestão de Documentos nos arquivos correntes e intermediários da Presidência, Vice-Presidências, unidades Técnico-Administrativas e órgãos de assistência direta à Presidência.

Seexp – Seção de Expedição:

• Coletar e distribuir correspondências e/ou documentos em geral, dentro do Campus da Fiocruz, e em outros órgãos ligados a esta;

• Executar os serviços postais vinculados a EBCT (Correios);

• Gerenciar o Sistema de Controle de Correspondências – SGA (Desktop e SGA Web);

• Administrar contratos de prestação de serviços postais realizados pela EBCT junto a COGEAD.

Seprot - Seção de Protocolo:

• Realizar abertura de processos administrativos da COGEAD e das unidades centralizadas;

• Gerenciar os módulos de cadastramento e movimentação de processos do sistema de informação do SGA;

• Atualizar a tabela SIAPE da Fiocruz;

• Orientar, acompanhar e supervisionar os protocolos descentralizados da Fiocruz na Autuação de novos processos definidos pelo Comitê gestor do Sistema Eletrônico de Informação – SEI;

• Orientar, acompanhar e atendar as demandas, relativas ao SEI de usuários internos e externos da Fiocruz, recebidas via e-mail;

• Receber e tramitar os processos eletrônicos enviados, via módulos de Peticionamento e Barramento do SEI.

7.7.3 Assessorar na Gestão Documental

O Sica possui uma política de treinamento, com o intuito de capacitar as Unidades Fiocruz e os colaboradores internos na gestão dos documentos.  Para isso, cada área elabora o conteúdo de acordo com a necessidade da Unidade, além de abordarem sobre os seguintes temas:

• Disseminação das normas e procedimentos de protocolo federal;

• Operacionalização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI e SGA módulos usuário e gestor;

• Utilização dos serviços de expedição dos documentos;

• Procedimentos para arquivamento e desarquivamento de documento.

7.7.4 Rastreabilidade dos Documentos

Os documentos e processos administrativos físicos tramitados na Cogead e Unidades Fiocruz devem ser registrados no SGA, módulo Sistema da Informação, pelos requisitantes. Além do recebimento físico, cabe o recebedor acusar no sistema o seu recebimento. Desta forma, a localização e a situação na qual o documento se encontra será rastreada pelos interessados. Nos processos administrativos digitais encaminhados, via SEI, o próprio sistema já registra o recebimento assim que o usuário clica no processo. Na opção "Consultar Andamento", é possível verificar todas as ações realizadas pelos usuários nos processos digitais. 

7.8 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

7.9 Indicadores de desempenho do processo

• Índice de objetos devolvidos pela Seção;

• Percentual de Expedição realizada até às 14 h: SEDEX, SEDEX 10, SEDEX À COBRAR, E.M.S, MALOTE e PAC;

• Índice de Processos classificados e avaliados de acordo com o planejado;

• Nível de ocupação do acervo no espaço físico do Arquivo;       

• Percentual de Processos tratados por ano de acordo com o planejado.

7.10 Sistemas

SEI - Ambiente web: Criação de usuários, Perfis, Assinaturas digitais, tipos de documentos, cadastro de Unidades, inclusão de processos tipos de processos digitais;

SGA Módulo Protocolo (Versão desktop) - Autuação de processos administrativos, criação de volumes, anexação, apensação, movimentação, exclusão, consultas, relatórios;

SGA Módulo Arquivo (Versão desktop) - Arquivar, desarquivar, consultas, criação de volumes, relatórios, movimentação, exclusão;

SGA Módulo Arquivo (Versão Web) - Cadastro de Documentos, movimentação, consulta, relatório;

SGA Módulo Expedição (Versão desktop) - Cadastro, tabelas, consultas, relatórios, entrada e saída de processos;

SGA Módulo Expedição (Versão Web) - Envio de correspondências, consulta, exclusão, alteração;

SIM Banco de dados em Access - Consulta de número e flash do Microfilme.

8 Registros

Não aplicável.

9 Anexos

Não aplicável.

Documento assinado eletronicamente por NATALIA ALVES XAVIER, Chefe do Serviço de Informação e Comunicação Administrativa, em 26/10/2022, às 10:08, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 31/10/2022, às 11:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 31/10/2022, às 12:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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