Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1             Objetivo             

2             Documentos de referência        

3             Documentos complementares 

4             Campo de aplicação       

5             Sigla e definições            

6             Autoridades e responsabilidades         

7             Introdução        

7.1          Histórico da Cogead      

7.2          Estrutura organizacional              

7.3          Missão

7.4          Visão    

7.5          Valores

8             Descrição           

8.1          Contexto da organização             

8.1.1      Entendo a organização e seu contexto 

8.1.2      Partes interessadas       

8.1.3      Escopo do sistema de gestão da qualidade da Cogead   

8.1.4      Sistema de gestão da qualidade e seus processos           

8.1.5      Sequência e interação dos processos   

9             Liderança           

9.1          Liderança e comprometimento

9.2          Foco no cliente

9.3          Política e objetivos da qualidade             

9.4          Papéis, responsabilidades e autoridades organizacionais             

10           Planejamento  

10.1       Ações para abordar os riscos e oportunidades  

10.2       Objetivos da qualidade e planejamento para alcançá-los              

10.3       Planejamento de mudanças      

11           Apoio   

11.1       Recursos            

11.2       Pessoas

11.3       Infraestrutura  

11.4       Ambiente para a operação dos processos           

11.5       Recursos de monitoramento e medição

11.5.1    Rastreabilidade de medição      

11.5.2    Conhecimento organizacional   

11.6       Competência    

11.7       Conscientização              

11.8       Comunicação    

12           Informação documentada          

13           Operação           

13.1       Planejamento e controle operacionais  

13.2       Requisitos para produtos e serviços       

13.2.1    Comunicação com o cliente       

13.2.2    Determinação dos requisitos relativos a produtos e serviços      

13.2.3    Análise crítica de requisitos relativos a produtos e serviços         

13.2.4    Mudanças nos requisitos para produtos e serviços          

13.3       Projeto e desenvolvimento de produtos e serviços         

13.4       Controle de processos, produtos e serviços providos externamente       

13.4.1    Tipo e extensão do controle      

13.4.2    Informação para provedores externos

13.5       Produção e provisão de serviço

13.5.1    Controle de produção e de provisão de serviço

13.5.2    Identificação e rastreabilidade 

13.5.3    Propriedade pertencente a clientes ou provedores externos     

13.5.4    Preservação      

13.5.5    Atividades pós-entrega

13.5.6    Controle de mudanças 

13.5.7    Liberação de produtos e serviços            

13.5.8    Controle de saídas não conformes         

14           Avaliação de desempenho         

14.1       Monitoramento, medição, análise e avaliação   

14.2       Satisfação do cliente     

14.3       Análise e avaliação         

14.4       Auditoria interna            

14.5       Análise crítica pela direção         

15           Melhoria            

15.1       Não conformidade e ação corretiva       

15.2       Melhoria contínua         

16           Registros            

17           Anexos

1 Objetivo

O Manual da Qualidade tem por finalidade descrever o Sistema de Gestão da Qualidade da Coordenação-Geral de Administração da Fiocruz – Cogead para implementação, manutenção e melhoria contínua de seus processos e serviços, assegurando a satisfação dos clientes.

2 Documentos de referência

NBR ISO 9001:2015 - Sistemas de gestão da qualidade - Requisitos;

ABNT ISO/TR 10013/2002 - Diretrizes para a documentação de sistema de gestão da qualidade.

3 Documentos complementares

Decreto nº 4725/2033 - Aprova o Estatuto e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções Gratificadas da Fundação Oswaldo Cruz - FIOCRUZ, e dá outras providências;

Decreto nº 8.932/2016- Aprova o Estatuto e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança da Fundação Oswaldo Cruz - FIOCRUZ, remaneja cargos em comissão e funções de confiança, substitui cargos em comissão do Grupo Direção e Assessoramento Superiores - DAS por Funções Comissionadas do Poder Executivo – FCPE

Decreto nº 10.024/2019 - Regulamenta a licitação, na modalidade pregão, na forma eletrônica, para a aquisição de bens e a contratação de serviços comuns, incluídos os serviços comuns de engenharia, e dispõe sobre o uso da dispensa eletrônica, no âmbito da administração pública federal.

Lei N° 8.666/1993 - Lei Geral de Licitações e Contratações Públicas; 

Lei Nº 14.133/2021 - Lei de Licitações e Contratos;

Lei Nº 10.520/2002 - Lei do Pregão;

Portaria nº 218/2002 - Alterar o item 2.0 da portaria nº 020/2001-PR que constitui a Direção Executiva (DE/Pr) da Fundação Oswaldo Cruz, que será coordenada pelo Vice-Presidente de Desenvolvimento Institucional, Informação e Comunicação;

PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros;

PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias;

PG 020001420/003 - Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Cogead;

PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores;

PG 020001420/005 - Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Cogead;

PG 020001420/006 - Gestão de Mudanças;

POP 020001410/002 - Tratar Apontamentos AUDIN / Fiocruz;

POP 020001420/002 - Gestão de Riscos e Controles Internos;

POP 020001410/001 - Elaborar e Executar Plano Anual da Cogead;

POP 020001420/001 - Elaboração de Documentos;

POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores;

POP 020001420/004 - Instruções de Preenchimento do FTA;

POP 020001420/005 - Controle de Equipamentos de Medição e Monitoramento;

POP 020005000/005 - Procedimentos Adotados nas Aquisições;

PP 020001200/001 - Gerenciar Documentos Administrativos;

PP 020001300/001 - Gerir Recursos Humanos;

PP 020001410/001 - Coordenar Estratégias e Planos;

PP 020001420/001 - Tratar Manifestações dos Clientes;

PP 020001420/002 - Pesquisar a Satisfação dos Clientes;

PP 020001430/001 - Gerir Comunicação;

PP 020003000/001- Administrar e Controlar Finanças da Fiocruz;

PP 020003100/001 - Coordenar, Processar e Monitorar o Orçamento da Fiocruz;

PP 020003200/001 - Analisar e Controlar a Execução Contábil e Patrimonial;

PP 020003300/001 - Gerir e Executar Pagamentos;

PP 020003400/001 - Realizar Controle Contábil e Patrimonial

PP 020005100/001 - Gerir Compras;

PP 020005200/001 - Controlar Patrimônio;

PP 020005300/001 - Gerir Suprimentos;

PP 020005400/001 - Coordenar Importação e Exportação;

PP 020005500/001 - Formalizar Contratos;

Cartilha Obtenção de Passagens Aéreas Nacionais Via Empresa de Agenciamento e demais situações de Afastamentos Nacionais no SCDP - (Contrato Nº 25/2019 – Fiocruz X Voetur Turismo e Representações Turismo e Representações Ltda.);

Cartilha Obtenção de Passagens Aéreas Internacionais e Seguro Viagem Via Empresa de Agenciamento e demais situações de Afastamentos Internacionais no SCDP - (Contrato nº 79/2022 – Fiocruz x DF Turismo e Eventos Ltda).

4 Campo de aplicação

Este Manual se aplica a toda Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

5 Siglas e definições

CD - Conselho Deliberativo, formado pelo Coordenador de Administração e os chefes de Departamento;

CO - Conselho de Orientação, formado pelo Coordenador de Administração, chefes de Departamento e Chefes de Serviços/Seção (este último quando convocados);

COGEAD - Coordenação Geral de Administração;

DECOM - Departamento de Operações Comerciais;

DEFIN - Departamento Econômico e Financeiro;

DEGIAS - Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria;

FTA - Formulário de Tratamento de Anomalia;

SEI - Sistema Eletrônico de Informação;

SAG - Superintendência de Administração Geral;

SGA - Sistema de Gestão Administrativa;

SICAF - Sistema de Cadastro de Fornecedores.

Os demais termos e definições relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade estão disponíveis no Glossário de termos de Gestão, Intranet > Login Único Fiocruz > Cogead > Qualidade >aba Glossário de Gestão.

6 Autoridades e responsabilidades

Degias - Garantir o alinhamento do manual com a gestão da Cogead.

Degias/Agequali - Descrever o sistema de gestão da qualidade incluindo todos os procedimentos documentados requeridos pela NBR ISO 9001.

7             Introdução      

7.1          Histórico da Cogead   

A Coordenação-Geral de Administração - Cogead, unidade técnico-administrativa da Fiocruz, foi criada em 1976 com o nome de Superintendência de Administração Geral (SAG). Segundo a Norma Regulamentar n.02/76 de 04/05/1976, suas finalidades eram executar atividades relacionadas com pessoal, material, comunicação, contabilidade e serviços gerais.

As atribuições e a organização da SAG foram editadas pela Presidência da Fiocruz, consolidando a sua estrutura por meio de outros documentos, a saber: Norma Regulamentar n.03/78, de 16/06/1978, Norma Operacional n.05/78, de 01/05/1978, Ato da Presidência n.97/79, de 31/08/1979 e Ato da Presidência n.15/83, de 28/03/83. A SAG passou a ter a denominação de Diretoria de Administração (Dirad) quando foi editada a Portaria nº 2140/94 da Coordenação de Modernização da Superintendência de Administração Geral do Ministério da Saúde, de 27 de dezembro de 1994, aprovando a estrutura regimental da Fundação Oswaldo Cruz.

Com a aprovação e publicação do estatuto da Fiocruz - Decreto n.4725 de 09/06/2003 - e a sua atualização por intermédio do Decreto n 8.932 de 14 de dezembro de 2016 que contém, toda a estrutura organizacional da Instituição, afirmou-se as competências da Diretoria de Administração - Dirad. O art.13 do citado Decreto diz que:

"À Diretoria de Administração, unidade integrante dos Sistemas de Serviços Gerais - SISG, de Administração Financeira Federal e de Contabilidade Federal, compete planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relativas a:

1. Operações comerciais nacionais e internacionais;

2. Gestão econômica, financeira, contábil e dos bens móveis;

3. Informações gerenciais na área administrativa; e

4. Suporte administrativo às unidades da Fiocruz."

No ano de 2017, após definição do Ministério da Saúde e da Portaria da Presidência 201/2017-PR a Diretoria de Administração, passou a se chamar Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

Atualmente, a estrutura organizacional da Cogead compreende os Departamentos de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria (Degias), o Departamento Econômico e Financeiro (Defin) e o Departamento de Operações Comerciais (Decom).

O Coordenador de Administração, indicado pelo presidente da Fundação, compõe a Diretoria Executiva da Presidência, instância criada para integrar as ações jurídicas, de gestão, recursos humanos, administração do campus e planejamento, para aperfeiçoar o processo de gestão e estimular o desenvolvimento institucional (Portaria nº 218/02).

A gestão atual tem como base prioritária a integração da prática das ações da Coordenação ao Plano Quadrienal da Presidência.

Para a tomada de decisão, a Coordenação conta com o apoio do Conselho Deliberativo (CD), composto pelos chefes de departamento da Unidade, e do Conselho de Orientação (CO), composto pelos chefes de departamento e os chefes de Serviço/Seção da Cogead. Nesta instância são deliberados rumos da gestão da Coordenação, levando-se em consideração os cenários atuais e as tendências para o futuro.

7.2          Estrutura organizacional       

A Estrutura organizacional da Cogead está disponível Site da Cogead (http://www.cogead.fiocruz.br > Cogead > Organograma) ou na Intranet (https://intranet.fiocruz.br > Login Único Fiocruz > A Cogead > Organograma).      

7.3          Missão

Desenvolver, disponibilizar e implementar soluções e práticas de gestão administrativa para o alcance da missão da Fiocruz.

7.4          Visão   

Ser a unidade de Gestão Administrativa reconhecida institucionalmente como padrão de excelência e inovação. 

7.5          Valores

• Ética no desenvolvimento dos nossos processos institucionais;

• Agilidade no atendimento e comprometimento com as demandas internas e externas;

• Igualdade no tratamento independente do vínculo;

• Possibilidade de todos participarem da gestão;

• Defesa do erário (tesouro) público;

• Transparência nas decisões e confiabilidade mútua entre as áreas.

8             Descrição  

8.1          Contexto da organização          

8.1.1      Entendo a organização e seu contexto 

O processo de tomada de decisão é cercado de dúvidas e incertezas, que se reduzem diante de políticas bem formuladas. As políticas devem ser elaboradas a longo prazo, mas, ao mesmo tempo, devem ser flexíveis para se adaptarem às condições de mercado e às novas configurações organizacionais. É neste sentido que se torna importante que cada colaborador compreenda o macro ambiente no qual se desenvolvem as ações da Cogead.

Pois o que acontece no cenário externo pode ser uma ameaça para a organização se ela não se antecipar às mudanças. Do mesmo modo, que nossas entregas terão impacto positivo ou negativo para a sociedade. Para definição da estratégia da Unidade é necessário ter conhecimento da operação e analisar o cenário. Reconhecer as ameaças e oportunidades que estão relacionadas as nossas atividades é primordial. A análise do contexto externo está documentada no PP 020001410/001 - Coordenar Estratégias e Planos.

Para melhor entendimento das atividades também é necessário realizar uma análise do cenário interno da Unidade. Reconhecer os pontos fortes e pontos fracos existentes na instituição e que estão relacionadas às atividades executadas na Cogead.  Essa análise é necessária para que a Cogead se torne cada vez mais sólida, atendendo aos requisitos e expectativas das partes interessadas.

A análise do contexto interno está documentada no PP 020001410/001 - Coordenar Estratégias e Planos.

8.1.2      Partes interessadas     

A Cogead deve prover serviços que atendam aos requisitos e/ou às expectativas de suas partes interessadas, incluindo os requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis. O Sistema de Gestão da Qualidade da Cogead considera partes interessadas, são elas: Unidades Fiocruz, Ministério da Saúde, Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPOG), Órgãos Normatizadores, Órgãos Fiscalizadores, Colaboradores e Provedores externos.

A análise crítica das partes interessadas deve ser realizada a cada 2 (dois) anos pela área Degias/Agequali ou quando necessário.

8.1.3      Escopo do sistema de gestão da qualidade da Cogead   

O escopo do Sistema de Gestão da Cogead consiste em:

Gestão - Coordenar Estratégias e Planos, Gerir Comunicação, Gerir Qualidade e Riscos, Tratar Manifestações dos Clientes, Pesquisar a Satisfação dos Clientes, Realizar Controle Contábil e Patrimonial, Tratar Apontamentos - Audin Fiocruz e Gerenciar, Orientar e Monitorar os Procedimentos de Diárias, Passagens e Transporte Aéreos de Cargas.

Finalístico - Administrar e Controlar Finanças da Fiocruz, Coordenar, Processar e Monitorar o Orçamento da Fiocruz, Analisar e Controlar a Execução Contábil e Patrimonial, Gerir e Executar Pagamentos, Gerir Compras, Gerir Suprimentos, Coordenar Importação e Exportação, Controlar Patrimônio, Gerir Suprimentos e Gerenciar Documentos Administrativos.

Sustentação - Formalizar Contratos e Gerir Recursos Humanos.

8.1.4      Sistema de gestão da qualidade e seus processos        

A Cogead realiza sua governança baseada na gestão de processos representada pelo Cadeia de Valor dos Processos da Cogead (https://intranet.fiocruz.br > Login Único Fiocruz > Cogead > aba Cogead > Cadeia de Valor) como principal objeto e onde estão representados seus processos de gestão, finalístico e de sustentação.

Tabela 1 - Correlação Processos x Procedimentos

A gestão da Cadeia de Valor da Cogead está alinhada às diretrizes e orientações para a gestão de processos da Fiocruz. Os processos da Cogead estão vinculados ao Mapa de Processos da Fiocruz por meio dos processos de sustentação: Administrar Orçamentário-Financeiro e Suprir.

8.1.5      Sequência e interação dos processos   

A sequência e a interação dos processos da Cogead estão descritas no Mapa de Interação dos Processos disponível na Intranet (https://intranet.fiocruz.br > Login Único Fiocruz > A Cogead > Mapa de Interação dos Processos).

A Interação dos Processos permite entender a ordem em que os processos ocorrem no sistema de gestão da Cogead, como também permite compreender o relacionamento entre os processos e como eles dependem uns dos outros.

9             Liderança    

9.1          Liderança e comprometimento

Na Cogead, a Alta Direção é composta pela Coordenadora e os chefes de departamento. O seu comprometimento com o desenvolvimento e com a implementação do Sistema de Gestão, bem como com a melhoria contínua de suas atividades são empreendidas através de:

• Garantia da comunicação com a força de trabalho, conforme o PP 020001430/001 - Gerir Comunicação;

• Elaboração e disseminação do Planejamento Estratégico da Cogead, conforme PP 020001410/001 - Coordenar Estratégias e Planos;

• Análises Críticas do Sistema de Gestão implementado e dos processos do Mapa de Processos, conforme item 14.5 deste manual;

• Disponibilização de recursos necessários para a realização das atividades, de acordo com o planejamento anual conforme o padrão POP 020001410/001 - Elaborar e Executar Plano Anual da Cogead.

9.2          Foco no cliente

Os requisitos do cliente e os requisitos estatutários e regulamentares pertinentes no que se refere aos serviços prestados pela Cogead, foram determinados e estão descritos nos procedimentos documentados da Unidade.

Os riscos que possam afetar a conformidade dos serviços prestados pela Cogead são mapeados, tratados e monitorados, conforme definido no procedimento POP 020001420/002 - Gestão de Riscos e Controles Internos. Já as oportunidades identificadas nos processos da Cogead são implementadas, se viáveis, e acompanhadas, conforme definido no procedimento PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias.

9.3          Política e objetivos da qualidade  

A Política e os Objetivos da Qualidade da Cogead foram definidos de acordo com o Plano Estratégico e com a ideologia (Missão, Visão e os Valores) da Unidade. A partir da Política da Qualidade, os Objetivos da Qualidade, também chamados Objetivos Estratégicos, são estabelecidos, e aos mesmos são vinculados indicadores para a mensuração, análise crítica quanto ao atendimento ou não da meta e, por fim, são definidas ações de melhoria para alcance dos objetivos.

A Política da Qualidade da Cogead é:

"Promover uma gestão administrativa eficaz e eficiente, de forma a garantir a conformidade dos processos com os requisitos aplicáveis e com as necessidades/expectativas das partes interessadas visando a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade e o crescimento sustentável da Unidade Cogead".

O desdobramento dos Objetivos da Qualidade é realizado por meio de ações executáveis e seu monitoramento fazem parte da rotina dos gestores dos processos e suas equipes, sendo discutido e comunicado internamente e externamente para as partes interessadas pertinentes. Deste modo, todos os envolvidos nos processos têm conhecimento de sua contribuição para a eficácia do SGQ e das implicações de não estar conforme com os requisitos do SGQ.

Os Objetivos da Qualidade são representados pelos Objetivos Estratégicos da Cogead, conforme determinado no PP 020001410/001 - Coordenar Estratégias e Planos.

A Política e os Objetivos da Qualidade são divulgados para os colaboradores da Cogead pelos diversos meios de comunicação e por meio de ações planejadas pelo Degias/Agequali. Estas ações incluem:

• Serem comunicados e entendidos por meio de palestras/treinamentos para os colaboradores da Cogead;

• Estar disponível para as partes interessadas pertinentes por meio de murais, nas listas eletrônicas, no Site da Cogead (aba da Qualidade) e na Intranet da Fiocruz.

A Política e os Objetivos da Qualidade são avaliados em sua adequação por ocasião das análises críticas do sistema, ou sempre que necessário para manter sua coerência com a NBR ISO 9001 e com as demais Políticas da Fiocruz.

9.4          Papéis, responsabilidades e autoridades organizacionais    

As responsabilidades pelo gerenciamento e/ou pela execução dos processos de trabalho estão em conformidade com a Estrutura Organizacional da Cogead, vide item 7.2.

A Coordenação-Geral de Administração assegura a integração dos requisitos do sistema de gestão da qualidade nos processos da organização e atribui as responsabilidades e autoridades aos gestores e colaboradores da Unidade.

As atribuições das áreas encontram-se disponíveis no Site da Cogead (https://cogead.fiocruz.br > Menu > Departamentos). Já as responsabilidades e autoridades são documentadas e comunicadas no formato de procedimentos e documentos oficiais da Administração Pública (ex.: ofícios e portarias).

10           Planejamento 

10.1       Ações para abordar os riscos e oportunidades  

A Cogead, por meio do Plano Estratégico, compreendeu os seus cenários externo e interno, tendo como referência a Análise de SWOT, sendo que as oportunidades e os pontos fortes são os riscos positivos e as ameaças e os pontos fracos são os riscos negativos.

Conforme descrito no item 9.3 deste manual, com base no Planejamento Estratégico e na Política da Qualidade, os objetivos foram estabelecidos e formalizados aos departamentos/processos, de forma a geração e mensuração de indicadores, e, a partir da gestão destes, os riscos positivos sejam maximizados e os riscos negativos sejam minimizados.

Nas Reuniões de Análise Crítica (Conselho Deliberativo – CD) realizadas pela Alta Direção são avaliadas as diretrizes organizacionais com o intuito de checar o alcance dos objetivos, os riscos e as oportunidades de melhoria dos resultados de cada processo.

Essas ações têm como objetivo:

• Assegurar que o sistema de gestão da qualidade alcance seus resultados e

• Aumentar os efeitos desejáveis.

10.2       Objetivos da qualidade e planejamento para alcançá-los   

Os Objetivos da Qualidade (objetivos estratégicos) foram estabelecidos e comunicados conforme descrito no item 9.3. A organização garante todos os esforços para o efetivo planejamento das ações para o alcance dos objetivos estratégicos estabelecidos. Convém que a organização revise ou atualize o Planejamento Estratégico conforme estabelecido no PP 020001410/001 - Coordenar Estratégias e Planos, de acordo com a análise dos cenários externos e internos redirecionando a visão de forma a assegurar o alcance das expectativas das partes interessadas, gerenciando os riscos envolvidos no planejamento.         

10.3       Planejamento de mudanças     

A Cogead enquanto unidade ligada ao Ministério da Saúde acompanha e acata as mudanças oriundas dos ministérios, órgãos normatizadores, órgãos fiscalizadores e Fiocruz que afetam a realização de suas atividades.

As mudanças ocorrem conforme no PG 020001420/006 - Gestão de Mudanças que define diretrizes para que as mudanças ocorram de forma estruturada na Cogead.

11           Apoio  

11.1       Recursos            

A provisão de recursos para atender aos requisitos legais, bem como para implementar, manter e melhorar o SGQ, estão previstas no Plano Anual da Cogead disponível no Sistema de Planejamento Fiocruz - SAGE (http://www.sage.fiocruz.br).

11.2       Pessoas

A Alta Direção determina, provê e gerencia os recursos humanos necessários à operação e controle de seus processos. A força de trabalho da Cogead é formada por servidores públicos e prestadores de serviços contratados mediante processo licitatório, conforme dispõe o Decreto nº 2.271/97. A seleção de servidores se dá por concurso público desde a Constituição Federal de 1988.

As informações sobre a força de trabalho da Cogead estão disponíveis para consulta no SGA - Módulo Recursos Humanos (https://cogead.fiocruz.br > Sistemas de Gestão Administrativa > Recursos Humanos).

11.3       Infraestrutura  

A Cogead determina e mantém a infraestrutura necessária para alcançar a conformidade com os requisitos dos serviços, através de edificações, instalações e suas utilidades, materiais, equipamentos, ferramentas e de serviços de apoio tais como: sistemas de transporte, de comunicação e/ou de informação, inclusive softwares.

Para isso contará com a Coordenação-Geral de Infraestrutura dos Campi - Cogic, a Unidade responsável em provê a manutenção da infraestrutura predial, bem como, dos equipamentos da Cogead. Enquanto a Coordenação-Geral de Gestão de Tecnologia de Informação - Cogetic, será responsável em prover os softwares, sistemas informatizados e sua manutenção para que continuem operando de forma a não prejudicar a realização do processo.

11.4       Ambiente para a operação dos processos      

As condições para a operação dos processos são determinadas e controladas de forma a prover conforto e segurança às pessoas com a finalidade de alcançar a conformidade nos serviços prestados, podendo incluir, entre outras condições, espaço físico, iluminação, ventilação, umidade, aspectos ergonômicos, ruídos, condições meteorológicas, condições psicológicas e sociais e outras necessárias para a execução segura do trabalho.     

11.5       Recursos de monitoramento e medição

A Cogead garante a confiabilidade dos resultados de monitoramento e medição quando as medições são realizadas por equipamentos e/ou dispositivos eletrônicos. Estas áreas mantêm rotina de manutenção, calibração e verificação destes itens a intervalos específicos contra padrões de medição rastreáveis.

11.5.1    Rastreabilidade de medição      

Todos os equipamentos utilizados na realização de serviços são revisados e calibrados periodicamente, de acordo com a sua especificidade, de forma a manter a confiabilidade nos resultados obtidos. São mantidos registros das calibrações e verificações executadas. Sempre que um equipamento for encontrado fora do padrão de calibração, é tomada uma ação apropriada, quer seja no equipamento ou no serviço afetado pelo mesmo, conforme POP 020001420/005 - Controle de Equipamentos de Medição e Monitoramento.

11.5.2    Conhecimento organizacional   

A Cogead investe em treinamentos internos e externos, que visam à capacitação dos colaboradores em conhecimentos, habilidades, atitudes ou de formação profissional para determinada atividade da Cogead, conforme previsto no PP 020001300/001 - Gerir Recursos Humanos.

11.6       Competência  

O processo de avaliação de desempenho está vinculado ao Serviço de Gestão do Trabalho - SGT que busca avaliar o desempenho dos servidores a partir das competências definidas e essenciais para a organização, que constam na descrição de cargos.

As competências dos demais colaboradores da Cogead são estabelecidas conforme contrato de prestação de serviços, que define os requisitos mínimos de contratação. E cabe ao SGT avaliar as atribuições necessárias para o cumprimento de uma determinada atividade, garantindo que este apresente as qualificações necessária para função. O detalhamento está descrito no PP 020001300/001 - Gerir Recursos Humanos.

11.7       Conscientização      

Para que o Sistema de Gestão da Qualidade seja mantido e eficaz, é necessário que todos os colaboradores da Cogead estejam conscientes sobre sua contribuição para a eficácia do sistema e os benefícios do seu desempenho.

E para isso, a Cogead realiza oficinas, treinamentos, palestras para a conscientização da força de trabalho com relação à Política e os Objetivos da Qualidade, procedimentos e legislações, como a necessidade de melhorias e as implicações de não conformidades com os requisitos do SGQ.

11.8       Comunicação  

A Alta Direção assegura que estão determinados os meios de comunicação interna e externa apropriados para a manutenção da integridade e eficácia do SGQ, incluindo o que, quando, quem e com quem, quando e como comunicar.

Além disso, essa questão também é tratada, quando pertinente, nas reuniões do Conselho Deliberativo (CD), Reuniões Departamentais e nas do Conselho de Orientação (CO).

Desta forma, pode-se divulgar pela organização qualquer comunicação relativa ao SGQ e à sua eficácia conforme estabelecido no PP 020001430/001 - Gerir Comunicação.

12           Informação documentada    

O procedimento PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros descreve toda sistemática de controle de documentos e define como será o controle e a garantia da pronta recuperação dos registros.

13           Operação        

13.1       Planejamento e controle operacionais 

O planejamento e o controle operacional para realização dos serviços da Cogead são feitos através dos procedimentos/padrões, conforme referenciado a seguir:

• PP 020003000/001 - Administrar e Controlar Finanças da Fiocruz;

• PP 020003200/001 - Analisar e Controlar a Execução Contábil e Patrimonial;

• PP 020003300/001 - Gerir e Executar Pagamentos;

• PP 020003100/001 - Coordenar, Processar e Monitorar o Orçamento da Fiocruz;

• PP 020003400/001 - Realizar Controle Contábil e Patrimonial;

• PP 020005100/001 - Gerir Compras;

• PP 020005400/001 - Coordenar Importação e Exportação;

• PP 020005300/001 - Gerir Suprimentos;

• PP 020005200-001 - Controlar Patrimônio;

• PP 020001200/001 - Gerenciar Documentos Administrativos;

• CARTILHA OBTENÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS NACIONAIS VIA EMPRESA DE AGENCIAMENTO E DEMAIS SITUAÇÕES DE AFASTAMENTOS NACIONAIS NO SCDP (Contrato Nº 25/2019 – Fiocruz X Voetur Turismo e Representações Turismo e Representações Ltda) e

• CARTILHA OBTENÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS INTERNACIONAIS E SEGURO-VIAGEM VIA EMPRESA DE AGENCIAMENTO E DEMAIS SITUAÇÕES DE AFASTAMENTOS INTERNACIONAIS NO SCDP (Contrato nº 79/2022 – Fiocruz x DF Turismo e Eventos Ltda).

13.2       Requisitos para produtos e serviços   

13.2.1    Comunicação com o cliente       

A Cogead garante uma comunicação efetiva com o cliente para lhe fornecer as informações relativas aos serviços providos, tais como procedimentos, requisitos, contratos, mudanças ao longo da prestação, retroalimentação (incluindo reclamações), situação da propriedade do cliente, situação do serviço e eventuais ações de contingência, quando necessário.

A comunicação da COGEAD com os clientes é feita principalmente pelos seguintes meios: Despacho (processo administrativo), Portarias, Sistema SGA, e-mails, Site e Intranet da Cogead, Telefone, Ouvidoria Cogead entre outros.

13.2.2    Determinação dos requisitos relativos a produtos e serviços    

Os requisitos são especificados com base nos requisitos estatutários, regulamentares e aqueles que a Unidade julgue necessário.

Os serviços ofertados pelas áreas da Cogead estão disponíveis no: Site da Cogead (https://cogead.fiocruz.br > Menu > Documentos > Guia de Serviços) e na Intranet (https://intranet.fiocruz.br > Login Único Fiocruz > A Cogead > Guia de Serviços).

A análise das manifestações oriundas da Ouvidoria Fiocruz, os apontamentos de Órgãos de Controle e Auditoria Interna - AUDIN, análise de legislação, das deliberações do Conselho Deliberativo Fiocruz são as principais fontes de identificação das necessidades e expectativas dos clientes utilizadas para a definição dos requisitos dos produtos ou serviços da Unidade.

13.2.3    Análise crítica de requisitos relativos a produtos e serviços         

A Cogead ao receber uma demanda do cliente, submete-a a análise, de forma a identificar os requisitos do serviço demandado de acordo com a especificação do cliente.

A análise crítica deve considerar o levantamento dos requisitos técnicos para a prestação do serviço, capacidade de execução da área, disponibilidade de recursos (financeiros, físicos, humanos), requisitos legais, prazo de atendimento, competência técnica e impacto sobre demais serviços. Quando aplicável, a análise crítica considera também a necessidade de disponibilização de serviços associados.

A análise crítica sobre os serviços requeridos é feita antes de assumir o compromisso para fornecimento dos serviços solicitados, e inclui, quando necessário, contatos com o cliente para eliminação de dúvidas. Esses contatos são normalmente realizados via e-mail, contato telefônico, formação de grupos de trabalho, oficinas, fórum, entre outros.

O resultado da análise crítica é validado pela Alta Direção. Se uma demanda é considerada inviável ao final da análise crítica, a Cogead deve comunicar ao cliente.

13.2.4    Mudanças nos requisitos para produtos e serviços     

Para mudanças nos requisitos para produtos e serviços, a Unidade Cogead adequa sua informação documentada pertinente, comunica seus clientes internos e externos e realiza treinamentos, oficinas, fóruns, estabelece grupos de trabalho, entre outros, conforme estabelecido no PG 020001420/006 - Gestão de Mudanças.     

13.3       Projeto e desenvolvimento de produtos e serviços    

Todos os projetos realizados pela Cogead, são gerenciados de forma a garantir o efetivo atendimento às necessidades e expectativas dos clientes internos e externos de acordo com o padrão PG 020001420/005 - Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Cogead.

Através destes documentos, a Cogead garante que as diversas etapas de execução e desenvolvimento do projeto, previstas na Norma ISO 9001:2015 sejam realizadas:

• Planejamento - quando se determinam todos os estágios do projeto, responsabilidades, prazos, produtos e serviços e planos;

• Entradas de Projeto e Desenvolvimento - quando se determinam os requisitos para os produtos e serviços a serem projetados e desenvolvidos;

• Saídas de Projeto e Desenvolvimento - quando se determinam os critérios de aceitação e verificação em relação as entradas de projeto e desenvolvimento.

• Análise crítica - análises em fase apropriadas, onde se busca garantir se o planejado foi atendido e, quando necessário, que ações sejam definidas e implementadas;

• Verificação - são as inspeções e testes realizados para se garantir que os requisitos do projeto foram atendidos;

• Validação - é a homologação do produto resultante dos projetos, para garantir sua adequação ao uso pretendido;

• Controle de alterações - são as mudanças realizadas ao longo da realização do projeto, mas que devem ser controladas, devido aos impactos que podem causar.

13.4       Controle de processos, produtos e serviços providos externamente       

A Cogead assegura que produtos e serviços adquiridos externamente estão em conformidade com seus requisitos, utilizando como base os processos POP 020005000/005 - Procedimentos adotados nas Aquisições e o PP 020005100/001 - Gerir Compras.

Estes provedores são selecionados quanto a sua capacidade comercial de atendimento aos requisitos/especificações, técnica e outros critérios definidos pela Lei Nº 8.666/1993 e Lei nº 14.133/2021 - Lei de Licitações e Contratos, conforme o POP 020005000/005 - Procedimentos adotados nas Aquisições e o PP 020005100/001 - Gerir Compras.

O desempenho de provedores é monitorado de forma sistêmica, tomando como base o prazo de entrega, condições contratuais e quesitos de qualidade, que podem variar de provedor para provedor.

Nos casos de descumprimentos das cláusulas contratuais e obrigações legais, o fornecedor poderá ser punido, conforme PP 020005500/001 - Formalizar Contratos. Os registros do processo de punição serão anexados ao processo SEI e encaminhado para Seção de Qualificação de Fornecedores (Decom/Seac/SQF) e estará disponível no cadastro do fornecedor no SICAF, sendo possível sua consulta por meio do CNPJ da empresa.

A Cogead com base nas leis N° 8.666/1993 e Nº 14.133/2021 não realiza avaliação e reavaliação de provedor externo.

13.4.1    Tipo e extensão do controle     

A conformidade do produto ou serviço adquirido pela Cogead será avaliada no recebimento do produto ou serviço, com base nas especificações de aquisição ou de acordo com as definições do Projeto Básico ou Termo de Referência correspondente e regras de fiscalização de contratos conforme PP 020005500/001 - Formalizar Contratos. 

13.4.2    Informação para provedores externos 

A gestão dos provedores externos é pautada por contratos previamente alinhados entre as partes, que contemplam:

• Serviços a serem prestados;

• Responsabilidades de ambas as partes;

• Cláusulas de sigilo e confidencialidade de dados dos clientes;

• Critérios de controle dos fornecedores e monitoramento do desempenho;

• Critérios de qualificação das competências, quando aplicável;

• Critérios de visitas técnicas, quando aplicável.

13.5       Produção e provisão de serviço

13.5.1    Controle de produção e de provisão de serviço

O planejamento, a realização e a prestação de serviços da Cogead são feitas sob as seguintes condições controladas:

a)    Disponibilidade de procedimentos que descrevem o modo de execução dos processos;

b)    Disponibilidade e manutenção de equipamentos e infraestrutura necessários a execução dos processos;

c)    Uso de mecanismos disponíveis para monitoramento e medição dos resultados dos processos de provisão de serviços;

No intuito de manter os processos dentro da normalidade, a Cogead monitora seus processos através de indicadores de desempenho e do registro de suas anomalias.

13.5.2    Identificação e rastreabilidade 

A identificação e rastreabilidade dos serviços prestados referentes à gestão documental e de materiais pela Cogead seguem as orientações previstas no PP 020001200/001 - Gerenciar Documentos Administrativos e PP 020005300/001 - Gerir Suprimentos, respectivamente.

13.5.3    Propriedade pertencente a clientes ou provedores externos     

Toda e qualquer propriedade do Cliente ou de Provedores Externos que for formalmente entregue à Cogead é identificado, em se tratando de processos administrativos está respaldado no PP 020001200/001 - Gerenciar Documentos Administrativos.

Nos casos de materiais estocáveis de uso consumo e materiais inflamáveis, seguem as orientações do PP 020005300/001 - Gerir Suprimentos.

13.5.4    Preservação   

A identificação, manuseio, embalagem, armazenamento, transporte e proteção, a conformidade do produto é preservada, principalmente, através dos procedimentos PP 020001200/001 - Gerenciar Documentos Administrativos e PP 020005300/001 - Gerir Suprimentos.

13.5.5    Atividades pós-entrega

A Cogead entende que as atividades de revisão de processos quando há mudança de legislação e tratamento de apontamento de auditoria interna ou dos órgãos fiscalizados e manifestações de clientes (PP 020001420/001 - Tratar Manifestações dos Clientes e POP 020001410/002 - Tratar Apontamentos Audin/Fiocruz) são atividades pós-entrega de seus serviços.

13.5.6    Controle de mudanças 

A análise crítica e o controle das mudanças que podem afetar o SGQ da Cogead são realizados nas Reuniões de Análise Críticas (Reunião do Conselho Deliberativo – CD), conforme estabelecido no PG 020001420/006 - Gestão de Mudanças.

13.5.7    Liberação de produtos e serviços          

A autoridade competente em aprovar aquisições e processos é Ordenador de Despesas, pessoa com função pública legalmente atribuída e competência formalmente delegada por portaria. Este é representado pelo Coordenador-Geral da Unidade. Principais competências: autorizar a realização e homologar licitações nas mais variadas modalidades, conforme disposições contidas nas Leis nº 8.666, nº 14.133 nº 10.520/2002 e Decreto nº 10.024/2019 , bem como autorizar, homologar e ratificar procedimentos de dispensa e inexigibilidade de licitação e assinatura, celebração e rescisão de respectivos contratos nos termos das Leis nº 8.666/93 e nº 14.133 praticar os atos necessários à execução orçamentária e financeira que lhe forem descentralizados.

Em casos excepcionais, seu substituto nomeado por Portaria do Ministério da Saúde, passa a ser o responsável pelas atividades mencionadas acima enquanto o Coordenador-Geral estiver afastado de suas atribuições.

13.5.8    Controle de saídas não conformes         

A Cogead assegura que as saídas que não estejam conforme aos requisitos de seus processos devem prever correções, segregação, informações ao cliente e obtenção de autorização para aceitação sob concessão (exemplo: processos administrativos, produtos segregados no almoxarifado, entre outros) através de procedimentos internos.

É importante ressaltar que o tratamento de um produto ou serviço não conforme tem como objetivo restaurar os serviços prestados pela Cogead o mais rápido possível, minimizando o impacto no processo e garantindo a qualidade nos produtos e serviços prestados.

As não conformidades são identificadas, documentadas, codificadas e devidamente notificadas aos respectivos responsáveis por cada processo, conforme definido no PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias.

14           Avaliação de desempenho    

14.1       Monitoramento, medição, análise e avaliação   

As áreas da Cogead monitoram e medem seus processos, conforme definido nos procedimentos PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores e POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores.

As medições são realizadas através de indicadores publicados no Banco de Indicadores, disponível na pasta pública: I:\DIRAD\Publica\Monitoramento de Indicadores>Ano> BANCO DE INDICADORES DA COGEAD.

14.2       Satisfação do cliente     

A Cogead monitora a percepção de seus clientes quanto ao atendimento de suas necessidades e expectativas, conforme estabelecido no PP 020001420/002 - Pesquisar a Satisfação dos Clientes.

14.3       Análise e avaliação   

A Cogead coleta, monitora, acompanha e analisa os dados gerados pelas áreas e processos do Sistema de Gestão. Estes dados são analisados criticamente pela Alta Direção e gestores das áreas.

Tais informações são procedentes de dados relativos à satisfação dos clientes, conformidade com os requisitos dos produtos e serviços, desempenho de provedores externos, características e tendências dos processos, não conformidades detectadas de acordo com a natureza das ocorrências, e outras fontes.

Além dos processos citados acima, a Cogead realiza um processo de Benchmarking que consiste em comparações sistemáticas entre processos, práticas e estratégias.

14.4       Auditoria interna   

As Auditorias Internas da Qualidade contribuem para a avaliação da conformidade das disposições planejadas, dos requisitos da norma ISO 9001:2015, do Sistema de Gestão e para a verificação da implementação e manutenção do Sistema de Gestão, atuando de forma preventiva e possibilitando a melhoria contínua de sua eficácia.

O detalhamento desta atividade está descrito no PG 020001420/003 - Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Cogead.

14.5       Análise crítica pela direção    

O Sistema de Gestão da Cogead é analisado criticamente na Reunião do Conselho Deliberativo (CD), para assegurar sua devida pertinência, adequação e eficácia.

• Entradas para a análise crítica:

• Acompanhamento das ações provenientes dos CD’s anteriores;

• Mudanças (internas e externas) que afetam o sistema de gestão da qualidade;

• Desempenho dos Objetivos do Mapa Estratégico, dos Processos do Mapa de Processos da Cogead, através de Indicadores;

• Satisfação do cliente e retroalimentação das partes interessadas pertinentes;

• Situação dos Formulários de Tratamento de Anomalias (FTA’s) corretivos e preventivos, conforme definido no POP 020001420/004 - Instruções de Preenchimento do FTA;

• Resultados de auditorias;

• Desempenho de provedores externos;

• Suficiência de recursos;

• A eficácia de ações tomadas para abordar os riscos e oportunidades;

• Recomendações para melhoria.

• Saídas para análise crítica:

• Oportunidades para melhoria;

• Quaisquer necessidades de mudanças no sistema de gestão da qualidade;

• Necessidade de recursos.

Todos os itens acima são analisados num período máximo de um ano e as atas das Reuniões de Gestão da Cogead (Conselho Deliberativo - CD) estão armazenadas, conforme definido na Tabela de Registros, item 16 deste Manual.

Além das Reuniões de Gestão da Cogead são realizadas outras reuniões de análise crítica pelos departamentos, serviços/seções para as quais temos a seguinte pauta como sugestão:

• Desdobramento das informações provenientes das Reuniões do Conselho Deliberativo (CD);

• Manifestações dos clientes;

• Resultados do monitoramento e medição dos indicadores estratégicos/processos/operacionais e serviços;

• Resultados de auditorias;

• Tratamento das ações corretivas e preventivas;

• Gestão de documentos;

• Acompanhamento das reuniões anteriores;

• Recomendações de melhorias nos serviços, processos e gestão.

15           Melhoria     

A Unidade Cogead identifica oportunidades de melhoria de seus processos e implementa as ações necessárias para atender aos requisitos de seus clientes e aumentar a sua satisfação, melhorando seus produtos e serviços, atendendo aos requisitos, abordando futuras necessidades e expectativas, corrigindo, prevenindo ou reduzindo efeitos indesejáveis e melhorando o desempenho e a eficácia de seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

As oportunidades de melhorias são tratadas, conforme determinado no procedimento PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias.

15.1       Não conformidade e ação corretiva  

A Cogead trata as não conformidades e ações corretivas/preventivas, conforme estabelecido no procedimento PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias.

Esse processo utiliza como ferramenta o formulário de tratamento de anomalias (FTA), que foi criado para garantir a rastreabilidade, histórico e para possibilitar o monitoramento das ações corretivas e preventivas, desde a identificação até a verificação da eficácia. O processo está detalhado no POP 020001420/004 - Instruções de Preenchimento do FTA.

15.2       Melhoria contínua         

A Unidade Cogead realiza esforços para melhorar continuamente a adequação, a suficiência e a eficácia de seu SGQ, por meio da análise de resultados de auditorias, indicadores, ações corretivas e preventivas, análise crítica pela alta direção e outros meios pertinentes, incluindo análises de sugestões de colaboradores e clientes e necessidades ou oportunidades pertinentes. O processo está detalhado no padrão PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias.

16           Registros     

Tabela 2 - Registros

17 Anexos

Não aplicável.

Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestador(a) de Serviços, em 26/10/2022, às 16:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por LORENZO THEODORO BORGES, Prestador(a) de Serviços, em 27/10/2022, às 09:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Maria da Conceição da Costa Lara, Prestadora de Serviço, CPF: 967.085.307-91, em 27/10/2022, às 13:20, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 27/10/2022, às 13:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 27/10/2022, às 15:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 27/10/2022, às 15:58, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2173348 e o código CRC FEE3D32B.

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