Cogead
Coordenação – Geral de Administração
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TÍTULO: Gestão de Indicadores |
GESTOR DO DOCUMENTO Degias/Agequali |
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CÓDIGO DO PROCEDIMENTO POP 020001420/003 |
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Nome do responsável pela elaboração Jaqueline Machado Ribeiro |
Nome do responsável pela revisão Maria de Fátima Alves Arraes |
Nome do responsável pela validação Osvaldo Luiz de Oliveira Raymundo |
Nome do responsável pela aprovação Flávia Silva |
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VIGÊNCIA: DOIS ANOS |
VERSÃO: 07/2023 |
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HISTÓRICO DE REVISÕES |
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N° da versão |
Descrição e/ou itens alterados |
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00 |
Criação do Procedimento. |
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01 |
O procedimento foi adequado para atender ao Sistema de Gestão. Reclassificado para POP (Procedimento Operacional Padrão), foi gerado um novo código. Procedimento anterior: PGQ 020001004/011 – Procedimento Geral da Qualidade de Gestão de Indicadores. |
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02 |
No item 5 foi incluída a referência ao Glossário de Termos de Gestão; nos itens 7.2.2 e 5 foi alterada a descrição para classificação “Institucional” devido à revogação do Programa GESPÚBLICA, a partir da publicação do Decreto 9.094/2017 e no item 9 foi alterado o campo “Origem”, ficha do indicador, Anexo I. |
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03 |
No item 7.1.2 o link referenciado para acesso ao Banco de Indicadores foi atualizado. O código do procedimento foi alterado de acordo com o novo código do Degias/Agequali (020001420) publicado na Tabela SGA em 21/02/2018. |
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04 |
No item 7.4 foi incluído o segundo parágrafo sobre os indicadores inativos. |
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05 |
No item 5 foi incluída a siga “ADI”. No item 7.3.1 inserido prazo para alimentação dos resultados para os indicadores de ADI. |
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06 |
Item 6 - foi incluído no título “Autoridades” e 7.3.2 – o termo “abaixo da meta” foi substituído por “fora da meta” com objetivo de contemplar resultados acima e abaixo da meta; Foi excluída a logomarca PEG de todos os anexos e do próprio documento por determinação da Coordenação devido ao término do Programa de Excelência em Gestão. |
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07 |
Item 2 - foram incluídas as referências ao software Qualyteam (módulo FLAG); item 6 - foi revisado a responsabilidade do Degias/Agequali; item 7.1.2 - incluído o acesso ao módulo FLAG; item 7.1.1 - incluído no primeiro parágrafo a referência ao módulo FLAG; item 7.1.4 - excluída a referência a ficha do indicador; item 7.2.2 - foi incluído O cadastro de Indicador, etapa de cadastro; item 7.2.2.1 - foi excluído o Banco de Indicadores; item 7.2.2.6 - foi excluído porque a ficha do indicador foi extinta em função da migração para o módulo FLAG; item 7.3 - foi reescrito e adequado ao módulo FLAG e incluída a figura 1; item 7.5 - foram incluídas as figuras 2 e 3; item 7.6 - foram incluídos o 3º parágrafo e a figura 4;item 8 - os controles para registro foram alterados por causa do sistema e no item 9 - o Anexo I - Ficha do Indicador/Item de Verificação foi excluído porque o cadastro do indicador será feito dentro do sistema, módulo FLAG. |
Sumário
1 Objetivo
2 Documentos de referência
3 Documentos complementares
4 Campo de aplicação
5 Siglas e definições
6 Autoridades e responsabilidades
7 Descrição
7.1 Módulo FLAG - Indicadores
7.1.1 Objetivo
7.1.2 Acesso ao software Qualyteam
7.1.3 Níveis de usuários
7.2 Elaboração dos indicadores
7.2.1 Critérios para seleção de indicadores
7.2.2 Cadastrar Indicador/Item de verificação (Módulo FLAG)
7.2.2.1 Fórmula (Coleta)
7.2.2.2 Meta
7.2.2.3 Dimensões
7.2.2.4 Categoria
7.2.2.5 Avaliação
7.2.3 Aprovação do cadastro do indicador
7.2.4 Alterar indicador/item de verificação
7.3 Alimentação
7.5 Comentário
7.6 Excluir (Inativar) Indicador
8 Registros
9 Anexos
Detalhar as diretrizes especificadas no procedimento PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.
PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.
Guia passo a passo: Gestão de Indicadores https://www.youtube.com/watch?v=WY-8tw55m14 (Módulo FLAG / Software Qualyteam)
Acesso ao software Qualyteam: https://fiocruz.qualyteam.com.br
PG 020001420/002- Tratamento de Anomalias.
Este procedimento se aplica a todas as áreas da Coordenação-Geral de Administração - Cogead.
ADI - Avaliação de Desempenho Intermediária;
AGEQUALI - Assessoria de Gestão da Qualidade;
COGEAD - Coordenação-Geral de Administração;
DEGIAS - Departamento de Gestão da Informação e Assessoria;
RAC - Reunião de Análise Crítica.
Os demais termos e definições relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade estão disponíveis no Glossário de Termos de Gestão, Intranet > Cogead > Qualidade > aba Glossário de Gestão.
6 Autoridades e responsabilidades
Degias/Agequali - Orientar a gestão dos indicadores na Cogead.
Áreas da Cogead - Realizar a gestão de indicadores e tomar as devidas ações.
O módulo FLAG do software Qualyteam tem como objetivo principal atuar como instrumento de apoio para a tomada de decisões nos diversos níveis da Cogead, por meio da gestão por resultados. Estão cadastrados os indicadores estratégicos, de processos, operacionais, e de serviços.
Os objetivos principais do módulo FLAG, são:
Acompanhar os resultados da Cogead, através dos indicadores;
Disponibilizar os resultados das áreas;
Disponibilizar a definição, identidade, fórmula de cálculo, meta e resultado dos indicadores conforme periodicidade;
Identificar desvios em relação às metas planejadas, facilitando a elaboração de novas iniciativas e ações preventivas e corretivas.
7.1.2 Acesso ao software Qualyteam
O Módulo FLAG está disponível no site https://fiocruz.qualyteam.com.br com acesso através de login e senha.
Os níveis dos usuários foram definidos no item 7.3.2 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.
7.2 Elaboração dos indicadores
A elaboração dos indicadores/itens de verificação é realizada por um conjunto de informações necessárias para assegurar sua melhor interpretação.
7.2.1 Critérios para seleção de indicadores
Alguns atributos são necessários para seleção dos indicadores, tais como:
Confiabilidade (Fonte de dados confiáveis, método de aferição simples e passíveis de comparação): A fonte de dados deve ser confiável, capaz de produzir os mesmos resultados em situações equivalentes. Os indicadores gerados devem ser precisos e com base em procedimentos padronizados. Devem ser de fácil compreensão e ter facilidade para seu cálculo e uso. Deve apresentar compatibilidade com outras medidas tradicionalmente utilizadas em termos de conceitos.
Viabilidade (Indicadores de fácil medição e obtenção das informações): As informações necessárias devem ser coletadas e atualizadas a um custo razoável em comparação com outras opções. As informações primárias devem ser de fácil acesso. Devem permitir o registro e adequada manutenção e disponibilidade dos dados, resultados e memórias de cálculo.
Sustentabilidade (Existência justificável ao longo do tempo e possibilidade de comparação por série histórica, comparabilidade): Deve possibilitar comparações ao longo do tempo com demais referenciais apropriados. As variáveis que compõem o indicador devem ter estabilidade conceitual e sua forma de cálculo não deve variar no tempo e apresentar procedimentos de coleta estáveis.
Pertinência (Representatividade das subdimensões, validade, seletividade, objetividade e facilidade de comunicação): O indicador deve ser capaz de refletir o fenômeno que está sendo medido, sendo inequívoco sobre o que está sendo medido e quais dados serão utilizados, demonstrando capacidade de captar uma característica chave do produto, serviço ou processo e seus aspectos essenciais. Deve ser de fácil compreensão e aplicação em linguagem acessível. Deve demonstrar qual é o objetivo desejado, com definição da orientação da mudança pretendida.
Relevância (Atendimento às necessidades de informação das partes interessadas, praticidade, tempestividade, atualidade): O indicador deve fornecer informação útil e estar disponível, quando necessário, para monitoramento e tomada de decisão.
7.2.2. Cadastrar Indicador/Item de verificação (Módulo FLAG)
No cadastro de indicadores (indicadores/item de verificação) serão definidos os responsáveis pela coleta dos dados, pela análise dos resultados, e a periodicidade em que os resultados serão gerenciados.
Responsabilidade: Multiplicador do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)
7.2.2.1 Fórmula (Coleta)
Descreve a fórmula de cálculo para o indicador/item de verificação, referenciando as variáveis que a compõem, tal como vai ser cadastrada no módulo FLAG.
7.2.2.2. Meta
Cada indicador deve ser acompanhado de uma meta, que fornecerá informação de sucesso ou fracasso na sua avaliação.
Os itens de verificação não possuem meta.
7.2.2.3 Dimensões
Os indicadores/item de verificação devem se enquadrar em uma das dimensões abaixo:
Economicidade: Alinhada ao conceito de uso e obtenção dos resultados com menor ônus possível, dentro dos requisitos e qualidade exigidos. Qualidade e quantidade de recurso, acessibilidade, cobertura; risco;
Execução: Realização dos processos, projetos e planos de ação, conforme estabelecido. Execução financeira e execução física;
Excelência: Conformidade a critérios e padrões de qualidade/ excelência para realização dos processos, atividades e projetos na busca de melhor execução e economicidade;
Eficiência: Relação entre produtos/serviços com insumos utilizados (relacionando o que foi entregue com o que foi consumido). Custo-efetividade; produtividade; tempo; custo unitário e custo-benefício;
Eficácia: Quantidade e qualidade de produtos e serviços entregues ao usuário. Quantidade/volume; qualidade do produto, acessibilidade e equidade; cobertura e risco;
Efetividade: Impacto gerado pelos produtos/serviços, processos, projetos. Vinculada ao grau de satisfação ou ainda valor agregado, transformação produzida no contexto geral. Impacto final e impacto intermediário.
7.2.2.4 Categoria
A categoria dos indicadores/itens de verificação está definida no item 7.2 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.
7.2.2.5 Avaliação
Os indicadores/itens de verificação poderão ser categorizados de acordo com a avaliação em:
Avaliação de Desempenho Intermediária (indicadores ADI): Compõem a cesta de indicadores da Cogead para Avaliação de Desempenho Intermediária (ADI);
Institucional: Avaliam os processos, atividades ou serviços executados pelas Unidades Fiocruz;
Cogead: Desenvolvidos de acordo com os processos, atividades ou serviços executados na Cogead.
7.2.3 Aprovação do cadastro do indicador
A aprovação é de responsabilidade do gestor do processo. Este item deve seguir a diretriz definida no item 7.4 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.
7.2.4 Alterar indicador/item de verificação
Caso um indicador tenha tido alguma alteração ou tenha sido cadastrado erroneamente, o sistema permite que a edição do mesmo seja realizada. Para isso, deve ser acessada a aba Consulta > Indicadores > Editar cadastro.
7.3 Alimentação
O usuário da área, definido pelo gestor, que atuará como ALIMENTADOR deverá inserir os valores no prazo estabelecido pela Cogead (até o dia 20 do mês seguinte), exceto para os indicadores que compõem a Avaliação de Desempenho Intermediária - ADI, estes precisam ter seus resultados no módulo FLAG software Qualyteam até o dia 15 do mês seguinte.
Se a data de alimentação for um sábado, domingo ou feriado, a alimentação deverá ser executada no dia útil anterior.
Para os indicadores/item de verificação que não apresentarem medição no período, deve-se clicar na opção desconsiderar e incluir uma observação informando o porque dessa coleta ter sido desconsiderada. Basta clicar em Incluir OBS após marcar para desconsiderar:
Figura 1 - Coleta de indicador
O gestor do processo/multiplicador do SGQ devem acompanhar e monitorar os resultados dos indicadores de sua área, conforme definido no item 7.5 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.
7.5 Comentário
O usuário da área, definido pelo gestor, que atuará como COMENTARISTA é o responsável por comentar o tratamento dos indicadores que ficarem fora da meta no período. O comentário deve ser feito até 10 dias, após o prazo final da alimentação.
Os indicadores da Cogead que ficarem fora da meta, deverão ter uma ocorrência associada no módulo TOOLS software Qualyteam, conforme estabelecido no PG 020001420/002- Tratamento de Anomalias.
Figura 2 - Consulta de indicador
Após a consulta o usuário deve clicar em Ocorrências e abrir a nova ocorrência, conforme tela abaixo.
Figura 3 - Tela Relacionar ocorrências
Quando o tratamento do resultado não estiver no âmbito da Cogead, cabe apenas a inclusão de comentário, no campo observação, referente a análise das causas e evidência de incapacidade de ação.
O comentário não é obrigatório para os itens de verificação.
7.6 Excluir (Inativar) Indicador
A exclusão do indicador/item de verificação deve ser aprovada na reunião pertinente a sua natureza e deve ser comunicada a todas as áreas envolvidas na alimentação e acompanhamento do indicador/item de verificação pelo responsável pela definição, bem como atualizar as referências ao indicador/item de verificação nos padrões e documentos da Cogead.
A ata da reunião ou e-mail deve ser anexado no cadastro do indicador, módulo FLAG, conforme definido no item 7.4 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.
Após a decisão e registro da área da exclusão do indicador ou item de verificação, a área deverá enviar um e-mail para qualidade.cogead@fiocruz.br solicitando a exclusão do indicador da área. A Equipe da Agequali (administradora do sistema) é a responsável por inativar o indicador no sistema.
Figura 4 - Inativar indicador
Tabela 1 - Registros
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Identificação |
Armazenamento |
Proteção |
Recuperação |
Código de classificação |
Tempo de retenção |
Disposição |
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Ata da Reunião ou e-mail |
Software Qualyteam (Módulo FLAG) (https://fiocruz.qualyteam.com.br) |
Login e senha |
Título (nome do indicador ou item de verificação) |
N/A |
N/A |
N/A |
Não aplicável.
 | Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 27/02/2023, às 09:12, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| | Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 27/02/2023, às 09:15, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| | Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 06/03/2023, às 11:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| | Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 06/03/2023, às 16:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
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| Referência: Processo nº 25380.001698/2021-17 | SEI nº 2389520 |