SEI/FIOCRUZ - 2912156 - Modelo de Procedimento

Estabelecer normas, regras e procedimentos visando as ações para realização anual do inventário físico e financeiro de bens imóveis das Unidades Gestoras da Fiocruz.

Aplica-se nas atividades de patrimônio, do Serviço de Patrimônio da COGEAD (SEPAT/COGEAD) e das áreas de Patrimônios das Unidades Descentralizadas da Fiocruz, relacionadas ao inventário físico e financeiro de bens imóveis do exercício corrente, em consonância com os documentos de referência e a legislação vigente.

A execução das rotinas previstas neste POP está sob a responsabilidade das áreas de Patrimonio das Unidades da Fiocruz, através de Portaria constituindo Comissão para proceder ao Inventário Físico e Financeiro de bens imóveis. Deverá observar a legislação pertinente e as diretrizes estabelecidas pela Secretaria do Patrimonio da União – SPU.

7.1.1 Mediante processo administrativo, instituição de Portaria de designação da comissão de inventário dos bens imóveis, relatório da comissão (contendo ata de abertura, metodologia definida, ata de encerramento e valor físico), valor do inventário físico extraído do SPIUnet e relatório CONRAZAO de bens imóveis extraído do SIAFI.

7.1.1.1 Informar ao Serviço de Patrimônio da COGEAD o número do processo de Inventário físico/financeiro de bens imóveis realizado pela unidade gestora (UG) até dezembro do exercício corrente.

7.1.2 Acessar o SIAFI para obter o relatório do CONRAZAO e o BALANCETE CONTABIL.

7.1.3 Obter dados dos imóveis afetados a UG junto ao Departamento Arquitetura e Engenharia e/ou Departamento/Serviço de Infraestrutura (corpo técnico de engenheiros/arquitetos) da Unidade Gestora.

7.1.4.2 O SPIUnet automaticamente identifica se o número se refere a um Imóvel ou a uma Utilização e apresenta os dados completos do Imóvel, da utilização e a relação de imagens, caso existam.

7.1.5 Encaminhar para o ordenador de despesas e para o respectivo responsável pela área financeira, orçamentária e contábil da unidade gestora (UG) o processo de inventário físico/financeiro de bens imóveis realizado até dezembro do exercício corrente.

7.2.1 Solicitar a instituição de portaria constituindo comissão de inventário físico e financeiro anual de bens imóveis, composta por presidente e membros, todos servidores.

7.2.2 Abertura de processo de inventário físico e financeiro de bens imóveis da Unidade Gestora (UG) no exercício corrente.

7.2.2.1 Informar ao Serviço de Patrimônio da COGEAD o número do processo de Inventário físico/financeiro de bens imóveis realizado pela unidade gestora (UG) até dezembro do exercício corrente.

7.2.3 Elaborar ata de abertura do inventário, com a metodologia definida que será aplicada na realização do inventário, assinada pelo presidente e membros da comissão de inventário.

7.2.4 Solicitar ao Departamento Arquitetura e Engenharia e/ou Departamento/Serviço de Infraestrutura (corpo técnico de engenheiros/arquitetos) da Unidade Gestora os dados dos imóveis afetados a UG.

7.2.4.1 No caso das unidades cuja gestão de obras e projetos é realizada pela Cogic , os dados dos imóveis deverão ser solicitados junto a Coordenação de Projetos e Obras (CPO/COGIC).

7.2.4.2 As Unidades que possuem Departamento Arquitetura e Engenharia e/ou Departamento/Serviço de Infraestrutura (corpo técnico de engenheiros/arquitetos) em sua própria Estrutura, os dados dos imóveis deverão ser solicitados junto ao Departamento Arquitetura e Engenharia e/ou Departamento/Serviço de Infraestrutura (corpo técnico de engenheiros/arquitetos) da Unidade.

7.2.5 Elaborar ata de encerramento do inventário, contendo o relatório das ações realizadas, informações identificadas pela comissão, lançamentos verificados através de notas de lançamentos de regularização, relatório CONRAZAO de bens extraídos no SIAFI e os lançamentos realizados no sistema SPIUnet, assinada pelo presidente e membros da comissão de inventário.

7.2.5.1 O saldo do SPIUnet deve estar compatível com o saldo do SIAFI. Qualquer divergência deverá ser regularizada.

7.2.6.1 Portaria da Unidade Gestora instituindo a Comissão de inventário físico e financeiro de bens imóveis no exercício corrente.

7.2.6.4 Termo de Cessão de Uso ou equivalente que a comissão julgue necessário (cópia).

7.2.6.5 Planilha e/ou relatório descrevendo os dados dos imóveis afetados a UG, como: m2, localização, RIP Imóvel e RIP Utilização, etc.

7.2.6.6 Relatórios do Conrazao e Balancete Contabil do mês, geralmente dezembro, extraídos do SIAFI. Base da Conta contábil 123210000.

7.2.6.7 Identificação dos imóveis atualizados afetados a UG, a partir do fornecimento do número RIP Imóvel ou RIP de Utilização, extraídos do sistema SPIUnet.

7.2.6.9 Planta dos imóveis ou planta que contenham todos os imóveis no terreno afetados a UG.

7.2.6.11 Consulta e verificação das contas contábeis extraídas do sistema SIAFI e as informações de RIP de identificação do Imóvel (RIP Imóvel) e o número do RIP de Utilização do imóvel atualizados extraídos do sistema SPIUnet afetados a UG. O saldo do SPIUnet deve estar compatível com o saldo do SIAFI.

7.2.7 Encaminhar para o ordenador de despesas e para o respectivo responsável pela área financeira, orçamentária e contábil da unidade gestora (UG) o processo de inventário físico/financeiro de bens imóveis realizados até dezembro do exercício corrente.

Documento assinado eletronicamente por MARCELO GONCALVES DE AVELLAR, Analista de Gestão em Saúde, em 17/07/2023, às 14:27, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MÁRCIA GUIMARÃES DE SOUZA, Chefe do Serviço de Patrimônio, em 19/07/2023, às 07:42, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 08/08/2023, às 10:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 08/08/2023, às 16:09, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2912156 e o código CRC 64EC8339.

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HISTÓRICO DE REVISÕES
N° da versão	Descrição e/ou itens alterados
00	Criação do procedimento.
01	Revalidação do POP - Alteração do prazo de vigência e adequação ao POP Zero.
02	Itens revisados: 01 – revisão no item Objetivo; 02 – Campo de aplicação alterado para Documentos de referência; 03 – Documentos de Referência e bibliografias alterado de para Documentos complementares; 04 – Responsabilidade alterado para Campo de aplicação; 05 – revisão no item Siglas e definições; 06 – Hierarquia dos documentos alterado para Responsabilidades; 07 – Estrutura dos documentos alterado para Descrição e inclusão do subitem 7.1 – Ações do processo de inventário físico/financeiro de bens imóveis e do subitem 7.2 - Elaboração; 08 – Elaboração alterado para Registros; 9.0 – Nomenclatura alterado para Anexos; Excluído o item 10 – Disposição transitória e Item 11 - Anexos. Os itens deste procedimento foram renumerados.
03	Item 2 - Atualização dos link’s: do Manual Geral do SPIUNET e Acesse ao SPIUnet e item 8 foram atualizados os controles, armazenamento, proteção e recuperação dos registros, de acordo com o Sistema Eletrônico de Informação (SEI).
04	Itens revisados: Item 2 - Revisão do endereço eletrônico da página, revisão de texto e data de acesso: do Manual Geral do SPIUnet e Acesse ao SPIUnet. Item 5 - Exclusão da sigla COGEAD, em duplicidade; Inclusão de numeração no Item 7 Descrição: 7.1 Ações do Processo de inventário físico/financeiro de bens imóveis; Inclusão de numeração de Subitem: de 7.1.1 à 7.1.5 e inclusão de numeração de Subitem: 7.1.1.1, 7.1.4.1 e 7.1.4.2 ; e 7.2 Elaboração; Inclusão de numeração de subitem: de 7.2.1 à 7.2.7; Inclusão de numeração de Subitem: 7.2.2.1, 7.2.4.1, 7.2.4.2 e 7.2.5.1, Inclusão de numeração de Subitem: de 7.2.6.1 à 7.2.6.12. Revisão de texto: Subitens 7.1.3, 7.2.4 e 7.2.4.1.

Portaria Nº 019/2010-DIRAD	Definir responsabilidade e competências relacionadas à gestão patrimonial no âmbito da Fiocruz, abrangendo desde o recebimento, guarda, movimentação até a utilização e controle físico e contábil dos bens móveis e imóveis afetados ao patrimônio da Fiocruz.
Portaria Nº 414/2010-DIRAD	Ratificar a Portaria 019/2010 – Dirad, que define responsabilidade e competências relacionadas à Gestão Patrimonial no âmbito da Fiocruz, abrangendo desde o recebimento, a guarda, a movimentação até a utilização e controle físico e contábil dos bens móveis e imóveis afetados ao patrimônio da Fiocruz.
Manual Geral do SPIUNET, Ministério da Economia Secretaria de Coordenação e Governança do Patrimônio da União – SCGPU	Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUnet Brasília, novembro de 2019. Disponível em:<https://www.gov.br/economia/pt-br/assuntos/patrimonio-da-uniao/Transformacao%20Digital/140910_Manual_do_SPIUnet.pdf>. Acessado em 07/07/2023. Disponível no seguinte caminho:<https://www.gov.br/economia/pt-br/assuntos/patrimonio-da-uniao/Transformacao%20Digital/spiunet> ASSUNTOS>PATRIMÔNIO DA UNIÃO>TRANSFORMAÇÃO DIGITAL>SPIUNET>Manual do SPIUNET. Acessado em 07/07/2023.
Acesse ao SPIUnet	Acesse ao SPIUnet: Disponível em <http://spiunet.spu.planejamento.gov.br/Default.asp>, acessado em 07/07/2023. Disponível no seguinte caminho: <https://www.gov.br/economia/pt-br/assuntos/patrimonio-da-uniao/Transformacao%20Digital/spiunet> ASSUNTOS>PATRIMÔNIO DA UNIÃO>TRANSFORMAÇÃO DIGITAL>SPIUNET> Acesse aqui o SPIUNET. Acessado em 07/07/2023.
Lei 4320/64	Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.
Lei 8.666/93	Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.

Identificação	Armazenamento	Proteção	Recuperação	Código de classificação	Tempo de retenção	Disposição
Portaria de Inventário físico e financeiro de Bens imóveis	Processo Eletrônico - SEI	Login e Senha	Número do Processo SEI ou Número e Ano da Portaria	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido.	Tempo de retenção associado a sua classificação.	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.
Portaria de Inventário físico e financeiro de Bens imóveis	Site Cogead (http://www.cogead.fiocruz.br >documentos>portarias)	Login e Senha	Número do Processo SEI ou Número e Ano da Portaria		Tempo de retenção associado a sua classificação.
Ata de Abertura do inventário	Processo Eletrônico - SEI	Login e Senha	Número do Processo SEI	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido.	Tempo de retenção associado a sua classificação.	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.
Ata de encerramento do Inventário	Processo Eletrônico - SEI	Login e Senha	Número do Processo SEI	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido.	Tempo de retenção associado a sua classificação.	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.
Relatórios finais (despachos e/ou memorandos da análise realizada pela Comissão de Inventário)	Processo Eletrônico - SEI	Login e Senha	Número do Processo SEI	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido.	Tempo de retenção associado a sua classificação.	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.