SEI/FIOCRUZ - 3150993 - Modelo de Procedimento

Estabelecer as diretrizes de governança para criar, monitorar e controlar os indicadores necessários para a gestão da Cogead.

Orientações gerais: https://8quali.movidesk.com/kb/pt-br/ ou clicar dentro do sistema na Central de Ajuda > Escrever na buscas Indicadores ou Ocorrências.

Este procedimento se aplica a todas as áreas da Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

Os demais termos e definições relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade estão disponíveis no Glossário de Termos de Gestão, Intranet > Cogead > Qualidade > aba Glossário de Gestão.

Degias/Agequali - Estabelecer as diretrizes de governança de indicadores, além de atuar na gestão e suporte da utilização Banco de Indicadores para os usuários da Cogead.

Os indicadores/itens de verificação, que fazem parte da Governança de Indicadores da Cogead são medidos e monitorados no software 8Quali, https://novo.8quali.com.br, módulo Indicadores.

Os Indicadores da Cogead tem o objetivo de atuar como instrumento para a tomada de decisões, por meio da gestão por resultados. No módulo Indicadores do software 8Quali estão cadastrados os indicadores estratégicos, de processos, operacionais, e de serviços. Eles podem ser acessados por meio do endereço: https://novo.8quali.com.br

Cadastrar níveis de usuário, possibilita criar níveis para conceder permissões variadas aos usuários no software 8Quali, como por exemplo, cadastros, inativações e/ou edições.

a) Equipe Agequali - usuário com acesso total ao sistema (Administração, Indicadores e Ocorrências), administradores do sistema. São responsáveis pela inativação dos indicadores.

b) Gestor - usuário com acesso parcial ao sistema (módulos Indicadores e Ocorrências). Responsáveis pelas aprovações dos cadastros dos indicadores (módulo Indicadores) e aprovações das ocorrências e validações dos planos (módulo Ocorrências).

c) Multiplicador do SGQ - usuário com acesso parcial ao sistema (módulos Indicadores e Ocorrências). Responsáveis pela alimentação e comentários para os indicadores e tratamento das anomalias da área.

No caso de cadastro ou alteração de um indicador/item de verificação o responsável pela definição deve cadastrar o indicador ou item de verificação, conforme definido no POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores, já com a aprovação de acordo com os fóruns mencionados abaixo, preferencialmente, ou por e-mail, vide letra d:

a) Os indicadores que fazem parte da cesta de indicadores da Avaliação de Desempenho Intermediária (ADI), deverão ser aprovados na Reunião de Análise Crítica (RAC) da Cogead;

b) É de responsabilidade do gestor comunicar às partes interessadas todas as alterações, além de atualizar as referências nos procedimentos e documentos da Cogead. No caso de inativação de um indicador, o responsável deve cumprir a orientação definida no item 7.6 do POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores.

c) Se houver necessidade de alteração de usuário (como por exemplo: substituição do multiplicador do SGQ, saída de servidor ou terceirizado e etc), o gestor deverá enviar um e-mail para qualidade.cogead@fiocruz.br que analisará para proceder com a substituição no sistema;

d) Quando as reuniões previstas na Tabela 1 não forem realizadas, a aprovação poderá ser feita por e-mail pelo gestor com cópia para o Chefe do Departamento. Este e-mail deve ser anexado no cadastro do indicador (módulo Indicadores). Esta regra não se aplica aos indicadores Estratégicos e de Avaliação de Desempenho Intermediária (ADI).

O multiplicador do SGQ da área, definido pelo gestor, que atuará como ALIMENTADOR é o responsável por inserir os valores no prazo estabelecido pela Cogead, no módulo Indicadores do Software 8Quali. A alimentação dos valores deve ser feita até o dia 20 do mês seguinte.

A alimentação dos resultados dos indicadores que compõem a cesta da Avaliação de Desempenho Intermediária - ADI deve ser realizada até o dia 15 do mês seguinte, devido ao cronograma definido pela Cogeplan. Esse monitoramento será realizado pela Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento - Degias/Ageplan, da Cogead.

Se a data de alimentação for num sábado, domingo ou feriado, a alimentação deverá ser executada no dia útil anterior.

Para os indicadores/itens de verificação que não apresentarem medição no período deve-se proceder, conforme definido no item 7.3 do o POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores.

O multiplicador do SGQ da área, definido pelo gestor, que atuará como COMENTARISTA é o responsável por comentar os indicadores que ficarem abaixo da meta no período. O comentário deve ser feito em até 10 dias, após o prazo final da alimentação.

Os indicadores da Cogead que ficarem fora da meta, deverão ser registrados com abertura da não conformidade no módulo Ocorrências do Software 8Quali, conforme PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias e deverão ter comentários no campo observação no módulo Indicadores do software 8Quali.

Quando o tratamento do resultado não estiver no âmbito da Cogead, cabe apenas a inclusão de comentário no campo observação no módulo Ocorrências do software 8Quali, referente a análise das causas e evidência de incapacidade de ação.

Quando um indicador não apresentar medição em um período deve-se proceder, conforme definido no item 7.3 do o POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores.

Cabe ao gestor do processo analisar pelo menos, uma vez ao ano os indicadores de sua área, com o objetivo de avaliar a necessidade de rever ou criar indicadores. Caso não identifique necessidade de alterações, os indicadores/itens de verificação serão mantidos.

A Equipe da Agequali todo início do ano fomenta por e-mail junto aos gestores que analisem criticamente seus indicadores. Fato este, que não impede que o gestor faça a análise a qualquer momento.

Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 12/12/2023, às 11:00, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 12/12/2023, às 11:02, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 12/12/2023, às 12:51, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 12/12/2023, às 13:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3150993 e o código CRC D954B372.

Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como "Cópia não Controlada".

HISTÓRICO DE REVISÕES
N° da versão	Descrição e/ou itens alterados
00	Criação do procedimento.
01	No item 5 foi incluída a referência ao Glossário de Termos de Gestão e no item 7.4 Foi incluída uma orientação descrita no segundo parágrafo, sobre os indicadores da Avaliação de Desempenho Intermediária (ADI).
02	No item 7.3.1, o link referenciado para acesso ao Banco de Indicadores foi atualizado e no item 9, Anexo I, foi excluída a coluna série histórica porque o processo de gestão de indicadores foi reestruturado. O código do procedimento foi alterado de acordo com o novo código do Degias/Agequali (020001420) publicado na Tabela SGA em 21/02/2018.
03	No item 7.5.1, foram incluídos a última frase do primeiro parágrafo e o segundo parágrafo para melhoria do processo e no item 9, Anexo I, foi incluída a aba para os indicadores inativos.
04	No item 5 foram incluídas as siglas ADI, AGEPLAN e COGEPLAN. No item 7.2 inserido o segundo parágrafo, pois os Indicadores de ADI se enquadram como estratégicos para a Cogead. No item 7.4 foi excluído do segundo parágrafo a informação “independentemente de sua classificação”, pois o indicador passa a ter a classificação de estratégico. No item 7.5.1 inserido o segundo parágrafo definindo o prazo para alimentação dos resultados dos indicadores de ADI.
05	Item 6 – foi incluído o termo “Autoridades” e áreas Cogead; item 7.5.1 – o texto referente ao 3º parágrafo foi alterado para melhor entendimento; item 7.5.2 – foi alterado o termo “abaixo da meta” por “fora da meta” com o objetivo de contemplar resultados acima e abaixo da meta; item 7.6 – este item foi incluído para contemplar a análise crítica dos indicadores. Foi excluída a logomarca PEG de todos os anexos e do próprio documento por determinação da Coordenação devido ao término do Programa de Excelência em Gestão.
06	Item 7.4 - Foi acrescentado o primeiro parágrafo a opção de aprovação por e-mail e ainda neste item foi incluída a letra d.
07	Item 3 - foi incluído o guia passo a passo Guia passo a passo Gestão de Indicadores https://www.youtube.com/watch?v=WY-8tw55m14 (módulo FLAG - software Qualyteam) e o acesso ao software Qualyteam; item 7.1 - foi incluída a referência ao software Qualyteam; itens 7.2 e 7.3.2 - os títulos foram alterados para adequação ao software Qualyteam (classificação por categoria e papéis para níveis de usuários respectivamente); item 7.3.2 - O texto foi alterado para as devidas adequações aos níveis de usuários contemplados no software Qualyteam; item 7.4 - foi excluída a letra c) foi reescrita par adequação ao cenário atual e na letra d) foi incluída a restrição do e-mail para os indicadores estratégicos e os de ADI; item 5 - foi excluída a sigla FTA; item 7.3.1 Objetivo - foi revisado o primeiro parágrafo a fim de contemplar o módulo FLAG do software Qualyteam); item 7.5.1 foram retiradas no 1º, 2º e 3º parágrafos as menções ao Banco de Indicadores; item 7.5.2 - foi alterado o segundo parágrafo; item 8 Foi excluído o registro "Banco de Indicadores" e no item 9 - foi excluído o Anexo I - Modelo do Banco de Indicadores da Cogead.
08	Item 3 - foram incluídas as seguintes referências: Item 2 - foram incluídas os seguintes documentos complementares: http://novo.8quali.com.br e Orientações gerais: https://8quali.movidesk.com/kb/pt-br/ ou clicar dentro do sistema na Central de Ajuda > Escrever na buscas Indicadores ou Ocorrências; item 7.2 foi alterada a palavra "categoria" por "classificação"; itens 7.3.2 e 7.4 - a palavra Exclusão foi substituída por Inativação; item 8 - foram incluídos os registros ata de reunião e e-mail de aprovação gestor na tabela de registros. Todos os itens do procedimento que faziam referência ao sistema Qualyteam, foram alterados para Software Novo 8Quali.

Indicador	Âmbito de aprovação
Indicador Estratégico	Reunião de Análise Crítica (RAC) da Cogead (Conselho Deliberativo)
Indicador de Processo	Reunião Departamental ou de Processo
Indicador Operacional	Reunião Interna da Área
Indicador de Serviço	Reuniões Departamentais ou Internas