Cogead
Coordenação – Geral de Administração
TÍTULO: Análise de instrução processual anterior e posterior à efetivação do pagamento |
GESTOR DO DOCUMENTO DEFIN/SETES |
CÓDIGO DO PROCEDIMENTO POP 020003300/005 |
Nome do responsável pela elaboração
Nilceia Araujo de Oliveira Lopes Marcus Vinicius M. de Medeiros |
Nome do responsável pela revisão
Luciana Vivório Cardoso |
Nome do responsável pela validação
Maria de Lourdes Ferraz |
Nome do responsável pela validação
Flavia Silva |
VIGÊNCIA: DOIS ANOS |
VERSÃO: 02/2022 |
HISTÓRICO DE REVISÕES |
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N° da versão |
Descrição e/ou itens alterados |
00 |
Criação do procedimento. |
01 |
Exclusão do item 1 do original - Emissão de RT e RE e inclusão do item 1.8 - Registro no sistema SGA Financeiro. |
02 |
Inclusão do item 7.1 - Recebimento dos processos eletrônicos via SEI e SGA WEB. - Planilha de processos à liquidar-Exclusão do SGA Financeiro. |
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Sumário
1 Objetivo
2 Documentos de referência
3 Documentos complementares
4 Campo de aplicação
5 Siglas e definições
6 Responsabilidades
7 Descrição
7.1 Recebimento dos processos eletrônicos
7.2 Conferência de Informações no recebimento
7.3 Recebimento dos processos físicos
7.4 Conferência de informações no recebimento
7.5 Inclusão dos processos na planilha de processos a liquidar
8 Registros
9 Anexos
1 Objetivo
Padronizar as rotinas para análise e instrução processual dos pagamentos realizados pelas áreas financeiras da Fiocruz
- Instrução Normativa RFB nº 971, de 13/011/2009, dispõe sobre normas gerais de tributação previdenciária e de arrecadação das contribuições sociais.
- Lei nº 9430, de 27/12/1996, dispõe sobre a legislação tributária federal, as contribuições para a seguridade social e dá outras providências.
- Instrução Normativa RFB 1234/2012, dispõe sobre a retenção de tributos nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração pública federal direta, autarquias e fundações federais, empresas públicas, sociedades de economia mista e demais pessoas jurídicas que menciona a outras pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens e serviços.
- Lei n° 4.320 de 17 de março de 1964 (Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal)
- Lei Complementar n° 101 de (Lei de Responsabilidade Fiscal - LRF)
Não se aplica.
Aplica-se ao Serviço de Tesouraria da COGEAD, com aplicabilidade para as Unidades da Fiocruz que aderirem ao processo de descentralização Administrativa.
ATP – Autorização de pagamento
DAR/DR – Documento de Arrecadação
DARF/DF – Documento de Arrecadação Federal
DEFIN – Departamento Econômico-Financeiro
COGEAD – Coordenação de Administração da Fiocruz
GPS/GP – Guia de Previdência Social
GRU/GR – Guia de Recolhimento da União
NS – Nota de Sistema
OB – Ordem bancária
POP – Procedimento Operacional Padrão
SEPAG – Serviço de Pagamento
SEREC – Serviço de Controle e Registro Contábil
SEI - Sistema Eletrônico de Informações
SETES – Serviço de Tesouraria da COGEAD
SF – Suprimento de Fundos
SGA – Sistema de Gestão Administrativo
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira
6 Autoridades e responsabilidades
A execução das rotinas previstas neste POP está sob a responsabilidade das áreas Financeiras das Unidades Gestoras da Fiocruz.
7 Descrição
7.1 Recebimento dos processos eletrônicos
O acesso ao Sistema Eletrônico de Informação (SEI)-Fiocruz ,será feito usando navegadores padrões pela internet( https://sei.fiocruz.br/ ). Informar usuário >senha e clicar em acessar.
Figura 01 - Tela acesso SEI
Acessar controle de processos>Cogead/Setes> Clicar no processo recebido.
Figura 02 - Controle de processos SETES
Ir em Relatório para Liquidação.
Figura 03 - Relatório para Liquidação.
7.2 Conferência de Informações no recebimento
Conferir no Relatório para Liquidação e Nota Fiscal: CNPJ, n° da nota fiscal, emissão, atesto, valor, Relatório assinado pelo ordenador de despesa, n° do empenho assinado.
Caso o empenho não esteja assinado, devolver ao remetente para providenciar a assinatura ou anexação do termo de Reconhecimento do Empenho).
Caso não tenha assinatura no Relatório para Liquidação, devolver ao remetente para providenciar assinatura.
Caso não tenha divergência entre as informações da Nota Fiscal e as informações contidas no Relatório para Liquidação, prosseguir com as certidões.
Havendo divergência nas informações, devolver processo ao remetente.
7.3 Recebimento dos processos físicos
O acesso ao Sistema de Gestão administrativa-Fiocruz (SGA WEB). Será feito usando navegadores padrões pela internet. (http://www.dirad.fiocruz.br/?q=node/38). Acessar sistema de informação.
Figura 04 - Tela acesso Sistema de Gestão Administrativo
Ir em Menu do sistema > movimentações>Receber processo> Informar Login (CPF)>senha>entrar.
Figura 05 -Tela acesso ao SGA WEB
Acessar >Movimentações >Anexações>apensações
Figura 06 -Tela acesso movimentações
Selecionar serviço de tesouraria Setes/Cogead> clicar em voltar.
Figura 07 - Tela Selecionar setor
Receber processos.
Figura 08 - Tela Receber processo
Informar n° do processo>Buscar>Receber processo.
Figura 09 - Tela Informação do nº do processo
Processo não enviado pelo remetente via SGA WEB, receber via guia.
7.4 Conferência de informações no recebimento
Conferir na ATP e Nota Fiscal: CNPJ, n° da nota fiscal, emissão, atesto, valor, empenho.
Não havendo divergência entre a Nota Fiscal e as informações contidas na ATP, prosseguir com as certidões.
Havendo divergência nas informações, devolver processo ao remetente.
7.5 Inclusão dos processos na planilha de processos a liquidar
Após o item 7.2 e 7.5 Incluir processos na planilha de processos a liquidar no SETES, por fonte de recursos. Localizado no FileServer (Fiocruz I) na pasta\DIRAD\DEFIN\SETES\Tesouraria\TesProcessos\processos a Liquidar.xlsm.
Figura 10 - Tela planilha de Processos a Liquidar
"Certidões"
Consultar/Anexar SICAF e Certidões Trabalhistas
As documentações trabalhistas necessárias são o SICAF e a Certidão de débito trabalhista O acesso ao SICAF, será feito por meio da internet, usando os navegadores padrões, no site do Compras Governamentais (https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortalUASG.asp) Consultar/Anexar SICAF e Certidões Trabalhistas .As documentações trabalhistas necessárias são o SICAF e a Certidão de débito trabalhista O acesso ao SICAF, será feito por meio da internet, usando os navegadores padrões, no site do comprasnet.gov.br ( Governo > Area de tabalho >Sicaf> Consulta > Situação do Fornecedor.
Figura 11 - Tela consulta SICAF
O acesso para a emissão de certidão de débitos trabalhistas, será feito por meio da internet, usando os navegadores padrões, no site do TST (https://cndt-certidao.tst.jus.br/inicio.faces) Serviços > Certidão negativa de Débitos Trabalhistas > Emitir Certidão Inserir o CNPJ e emitir a certidão.
Figura 12 - Tela consulta certidão trabalhista
Analisar o resultado da pesquisa da situação do SICAF, quando as datas apresentadas forem válidas, encerrar o processo de validação, quando ocorrer o vencimento de qualquer uma das datas de Regularidade Fiscal e Trabalhista Federal apresentadas (RECEITA e FGTS), entrar nos sites abaixo para a confirmação da data.
- Receita Federal
O acesso ao site da Receita Federal será feito por meio da Internet, usando os navegadores padrão, no site da receita (https://www.gov.br/receitafederal/pt-br) Serviços > Certidões e Situação Fiscal > certidão de Regularidade Fiscal > Emitir Certidão de Regularidade Fiscal – Pessoa Jurídica > Acesso Direto.
Figura 13 - Tela consulta PGFN
- Preencher o CNPJ e os caracteres e clicar “Consultar”
- Clicar “Emissão de nova certidão”
- FGTS
O acesso ao site do FGTS será feito por meio da Internet, usando os navegadores padrão, no site do FGTS (https://www.fgts.gov.br/Pages/default.aspx) Sou Empregador > O que é regularidade para com o FGTS > Consultar CRF
Preencher com o CNPJ da empresa e clicar “Consultar”. Consultar o histórico do empregador e verificar se está regular.
Figura 14 - Consulta a regularidade do empregador
Processo físico: Imprimir e anexar as certidões ao processo.
Processos eletrônicos: Salvar as certidões em PDF e anexar na árvore do processo.
Clicar na pasta incluir documento .
Gerar documentos>Acessar documento externo.
Figura 15 - Tela Tipo do documento
Registrar documento externo>Tipo de documento (Certidão) >Nome na árvore do processo (Nome do documento) >Data corrente >Formato do documento (Nato digital) >Remetente (Setes/Cogead) >Nível de acesso (Público) >Anexar arquivo >Escolher arquivo>Confirmar dados.
Figura 16 - Tela Registro documento externo
Em seguida enviar o processo ao Setes/Sepag. Pasta enviar processo
Marcar remover anotação>Enviar e- mal de notificação>Unidade Setes/Sepag>Enviar.
Figura 17 - Tela Envio do processo para pagamento
“Os processos físicos deverão ser levados manualmente ao Setes/Sepag”
Anexação e conferência de documentos após pagamento.
processos eletrônicos
Acessar Rede Serpro >Código (CPF)>Senha>caracteres>Clicar em avançar.
Figura 14 - Tela Rede Serpro
Clicar> SIAFI -Sistema de Administração Financeira> Código (CPF)>Senha>sistema (o ano do acesso), enter.
Figura 15 - Tela Acesso SIAFI
Em seguida ir ao comando>digitar condoc.
Figura 16 - Tela Comando condoc
Consultar n° do documento>Clicar em coletar tela. (Coletar todas as telas pertinentes ao documento) >processar coleta selecionar todos>clicar em imprimir e excluir selecionados >salvar em PDF o documento gerado. (NS, OB, DF, DR, GP, GR, entre outros).
Figura 17 - Tela Consulta documento
Anexar ao processo eletrônico.
Pasta incluir documento>gerar documento externo>Registrar documento externo. Tipo do documento (NS-Nota de Sistema e outros)>Nome na árvore (Nome e número do documento)> Data corrente>Formato do documento (Nato digital)>Remetente (Setes/Cogead)>Nível de acesso (público)>Anexar arquivo (escolher arquivo, salvo na pasta de preferência)>Confirmar dados.
Figura 18 - Tela Registro do documento
Processo físico.
Conforme figura 14 -Rede Serpro.
Acessar Rede Serpro >CPF>Senha>caracteres>clicar em avançar.
Conforme figura 15-Acesso SIAFI
Clicar>SIAFI-Sistema de Administração Financeira>Código (CPF).Senha>sistema (O ano do acesso), enter.
Conforme figura 16-Comando condoc.
Ir ao comando>digitar condoc.
Conforme figura 17-Tela consulta documento.
Consultar n° do documento>Clicar em coletar tela. (Coletar todas as telas pertinentes ao documento) >processar coleta selecionar todos>clicar em imprimir e excluir selecionados >Imprimir o documento gerado. (NS, OB, DF, DR, GP, GR, entre outros).Aplicar o carimbo numerador, contendo a sigla da área financeira, no canto superior direito de todas as páginas anexadas, respeitando a sequência já informada no processo.
Aplicar o carimbo “Em branco” em todos os versos de folhas sem informação. e anexar as impressões ao processo.
Após anexar os documentos ao processo, ir em Menu do sistema > movimentações> Movimentações/Anexações/ Apensações.
Conforme figura 05-Tela acesso ao SGA WEB.
informar Login (CPF)>senha> entrar.
Conforme figura 07 -Tela Selecionar setor
Selecionar serviço de tesouraria Setes/Cogead> clicar em voltar.
Ir em Enviar processo/Anexar documentos, informar nº do processo>buscar >Ação (anexar documentos).
Em seguida selecionar o tipo e informar os documentos gerados pelo pagamento /recolhimento (NS, OB e outros). Confirmar.
Quando houver mais de um tipo de documento, selecionar (anexar outros documentos).
Figura 19 - Tela anexar documento
Executar conferência após pagamento
Processos eletrônicos
Verificar os números dos documentos de pagamento (OB) e se o valor pago está de acordo com o valor mencionado no Relatório para Liquidação.
Verificar também se os recolhimentos (DARF, DAR, GPS, GRU entre outros) estão corretos de acordo com as leis, decretos e INSS referentes a retenção tributárias.
Conferir se o somatório das notas fiscais está de acordo com os valores efetivamente pagos, descritos no Relatório para Liquidação e OB.
Verificar no campo “Observação” dos documentos referentes ao pagamento/recolhimento (OB, DF, DR, GP, GR entre outro), se as informações estão corretas.
Processos físicos
Verificar os números dos documentos de pagamento (OB) e se o valor pago está de acordo com o valor mencionado na ATP.
Verificar também se os recolhimentos (DARF, DAR, GPS, GRU entre outros) estão corretos de acordo com as leis, decretos e INSS referentes a retenção tributárias.
Conferir se o somatório das notas fiscais está de acordo com os valores efetivamente pagos, descritos na ATP e OB.
Verificar no campo “Observação” dos documentos referentes ao pagamento/recolhimento (OB, DF, DR, GP, GR entre outro), se as informações estão corretas.
Expedir documentos
Processos eletrônicos
Após anexar os documentos, assinar > Selecionar pasta enviar Processo > Unidade>Informar unidade de destino>Remover anotações >Enviar e-mail de notificação >enviar.
Figura 20 - Tela Enviar processo eletrônico
Processos físicos
Após anexar os documentos, no Sistema SGA Informação, selecionar Menu do Sistema > Movimentações > Enviar Processos/Anexar Documentos > Informar o número do Processo > Buscar > Ações > Enviar Processo. Informar a “Unidade Destino” e “Situação do Processo”, clicar em confirmar.
Figura 21 - Tela enviar processo físico
Não se aplica.
Não se aplica
Documento assinado eletronicamente por NILCEIA ARAÚJO DE OLIVEIRA, Prestadora de Serviço, CPF: 086.284.957-89, em 03/10/2022, às 13:21, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
Documento assinado eletronicamente por MARCUS VINICIUS MENDONCA DE MEDEIROS, Chefe do Serviço de Tesouraria Substituto(ª), em 04/10/2022, às 16:02, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
Documento assinado eletronicamente por Luciana Vivorio Cardoso, Chefe do Serviço de Tesouraria, em 05/10/2022, às 10:08, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
Documento assinado eletronicamente por MARIA DE LOURDES FERRAZ HELEODORO, Chefe do Departamento Econômico e Financeiro, em 05/10/2022, às 11:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 05/10/2022, às 15:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
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Referência: Processo nº 25380.002846/2022-00 | SEI nº 1957959 |