Cogead
Coordenação – Geral de Administração
|
GESTOR DO DOCUMENTO Degias/Sica/Seexp |
|
|
CÓDIGO DO PROCEDIMENTO RMP 020001220/001 |
|
Nome do responsável pela elaboração Jaqueline Ribeiro |
Nome do responsável pela revisão Fábio Soares |
Nome do responsável pela validação Roberto Moreira |
Nome do responsável pela aprovação Osvaldo Raymundo |
|
VIgência: DOIS ANOS |
VERsão: 03/2022 |
|
Histórico de Revisões |
|
|
N° da Versão |
Descrição e/ou itens alterados |
|
00 |
Criação do Procedimento. |
|
01 |
Revisão do Processo (metodologia e atividades). |
|
02 |
Foi inserido o item 2.3 - Correios e vigência do documento de 05 anos para 02 anos. |
|
03 |
Foi excluído o campo Fornecedores do item 1 - Identificação; Foi incluído o item 2.2 - Atores; Foi incluído o item 2.3 - Áreas de Interação; Foram alterados os campos código de classificação, tempo de retenção e disposição do item 3 - Registros. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sumário
2.1.1 
Documentos, processos ou correspondências
2.1.2 
Identificar tipo de correspondência
2.1.4 Distribuir documentos nos escaninhos
2.1.6 
Malote retirado pelos Correios
2.1.7 Registrar tipo de documento
2.1.8 
Realizar Expedição Cartas, Cartas Registradas, SEDEX e E M S
2.1.9 Correspondências enviadas aos Correios
2.1.10 Distribuir documentos nos escaninhos
2.1.12 Entregar aos destinatários
2.1.13 Correspondência entregue
2.3.1 Unidades Centralizadas
2.3.2 Correios
Processo:
Gerenciar Documentos Administrativos;
Subprocesso:
Receber Correspondências – Balcão;
Responsáveis:
Correios - Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos;
SEEXP - Seção de Expedição;
Clientes:
Unidades Centralizadas;
Regras do negócio:
www.correios.com.br
2.1.1 Documentos, processos ou correspondências
O processo inicia-se com o recebimento de correspondências, documentos e processos no balcão.
Entrada: Documentos, processos ou correspondências.
2.1.2 Identificar tipo de correspondência
O Assistente de Expedição deve identificar o tipo e destino de cada correspondência e processos.
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão. As demandas recebidas podem ser dos seguintes tipos: Correspondências, processos, e documentos interno – Rio de janeiro ou processos e documentos das Regionais.
2.1.4 Distribuir documentos nos escaninhos
O Assistente de Expedição deve distribuir os documentos nos escaninhos referentes ao seu destino.
Subprocesso da Seção de Expedição
Entrada: Correspondências Recebidas.
2.1.6 Malote retirado pelos Correios
O processo finaliza-se com a retirada do malote pelo Correios.
2.1.7 Registrar tipo de documento
O Assistente de Expedição deve registrar o quantitativo dos tipos de documentos em formulário interno de controle de correspondência. Posteriormente os dados do formulário internos serão inseridos no sistema SGA Expedição.
2.1.8 Realizar Expedição Cartas, Cartas Registradas, SEDEX e E M S
Subprocesso da Seção de Expedição
Entrada: Correspondência.
2.1.9 Correspondências enviadas aos Correios
O processo finaliza-se com as correspondências enviadas aos Correios.
2.1.10 Distribuir documentos nos escaninhos
O Assistente de Expedição deve distribuir nos escaninhos as correspondências de acordo com as Unidades Fiocruz.
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão. Unidades centralizadas ou Unidades descentralizadas.
2.1.12 Entregar aos destinatários
O Assistente de Expedição deve realizar a distribuição diretamente aos destinatários e solicitar a assinatura da Guia de Correspondências Recebidas.
2.1.13 Correspondência entregue
O processo finaliza-se com a entrega das correspondências aos destinatários.
O Assistente de Expedição deve entregar no balcão as correspondências para as Unidades Descentralizadas retiradas pela Expedição das próprias Unidades.
A Guia de Controle deve ser assinada sempre que for solicitada, no ato da retirada do documento processo.
Saída: Documentos entregues
SEEXP - Seção de Expedição.
As Unidades Centralizadas devem receber os documentos e assinar a Guia de Correspondências Expedidas.
Os Correios devem entregar os malotes das Unidades Regionais para Seção de Expedição até às 17 horas.
Saída: Documentos, processos e correspondências.
Tabela I – Registros
|
Identificação |
Armazenamento |
Proteção |
Recuperação |
Código de classificação |
Tempo de retenção |
Disposição |
|
Guia de Correspondência Recebida |
Pasta Física da área |
Acesso restrito a pasta do Departamento/Setor |
Mês e ano |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
|
Guia de Correspondência Expedida |
Pasta Física da área |
Acesso restrito a pasta do Departamento/Setor |
Mês e ano |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
Anexo I – Fluxograma Receber Correspondências - Balcão.
 | Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestador(a) de Serviços, em 16/09/2022, às 14:27, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| | Documento assinado eletronicamente por FABIO BASTOS SOARES, Prestador(a) de Serviços, em 16/09/2022, às 16:08, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| | Documento assinado eletronicamente por ROBERTO GOMES MOREIRA, Chefe da Seção da Expedição, em 19/09/2022, às 10:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| | Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 19/09/2022, às 14:19, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
 | A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1822315 e o código CRC 0CFE6E01. |
Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como "Cópia não Controlada".
|
Referência: Processo nº 25380.002144/2022-18 |
SEI nº 1822315 |
