Timbre

Cogead

Coordenação – Geral de Administração

                                                                                                                                   

TÍTULO:

Controlar Patrimônio

GESTOR DO DOCUMENTO

Decom/Sepat

CÓDIGO DO PROCEDIMENTO

PP 020005200/001

 

Nome do responsável

pela elaboração

Agatha Menezes de Freitas

Nome do responsável

pela revisão

Márcia Guimarães de Souza

Nome do responsável

pela validação

Alex Lima de Carvalho

Nome do responsável

pela aprovação

Flávia Silva

 

VIGÊNCIA:  DOIS ANOS

VERSÃO:

02/2021

 

HISTÓRICO DE REVISÕES

N° da versão

Descrição e/ou itens alterados

00

Criação do procedimento.

01

Alteração do item 3 (documentos complementares); Alteração de números e títulos de alguns POPs citados no texto, devido a atualização dos mesmos; alteração nos textos dos itens 6.2.3.3, 7.3.2, 7.3.5, 7.3.6, 7.4.7, 7.5.2, 7.5.7, 7.5.8 e 7.5.9.

02

Foram incluídos os itens 7.1 e 7.2 e em função dessa inclusão, os demais itens foram renumerados e atualizados.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sumário

 

1  Objetivo

2  Documentos de referência

3  Documentos complementares

4  Campo de aplicação

5  Sigla e definições

6  Autoridades e responsabilidades

6.1  SEPAT

6.2  Unidades Requisitantes (Cogead / Unidades da Fiocruz)

6.2.1 Consignatários

6.2.2 Núcleos de Patrimônio das Unidades Centralizadas

6.2.3 Comissões

7  Descrição

7.1  Requisitos do serviço

7.2  Requisitos do cliente

7.3  Requisitos do processo

7.4  Fluxograma do processo

7.5 Eventos disparadores

7.5.1 Recebimento do processo no Sepat, físico ou via SEI (processo de aquisição, doação ou convênio)

7.5.1.1 Por aquisição

7.5.1.2 Por doação

7.5.1.3 Por convênio (bens de terceiros)

7.5.2 Inventário anual de bens móveis

7.5.3 Desfazimento de bens inservíveis

7.5.4 Transferência de bens móveis

7.5.4.1 Entre Unidades Centralizadas à Cogead

7.5.4.2 Transferências de bens para Unidades Descentralizadas à Cogead (cedendo ou recebendo o bem)

7.5.4.3 Transferência externa

7.5.5 Processo de bens imóveis

7.5.6 Inventário de bens imóveis

7.6 Eventos Finais

7.6.1  Bens móveis registrados (por aquisição, por doação ou por convênio)

7.6.2  Inventário de bens móveis finalizado

7.6.3  Bens móveis regularizados no processo de bens não localizados

7.6.4  Desfazimento por leilão concluído

7.6.5  Doação de bens para outra Instituição concluída (por desfazimento pela Fiocruz)

7.6.6  Bens transferidos

7.6.7  Inventário de bens imóveis finalizado

7.7  Detalhamento das atividades do processo

7.7.1  Realizar registro de bens

7.7.1.1  Por aquisição

7.7.1.2  Por doação

7.7.1.3  Por convênio (bens de terceiros)

7.7.2  Realizar inventário

7.7.3  Regularizar bens não localizados

7.7.4  Realizar o desfazimento de bens inservíveis

7.7.5  Transferir um bem móvel

7.7.5.1  Entre Unidades Centralizadas

7.7.5.2  Para Unidades Descentralizadas (cedendo ou recebendo um bem)

7.7.5.3  Para outro Órgão Público da União (transferência externa)

7.7.6  Realizar conciliação física e financeira dos bens

7.7.7  Registrar imóvel

7.7.8  Realizar atualização do imóvel, se houver

7.7.9 Realizar inventário dos bens imóveis

7.8  Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

7.9  Indicadores de desempenho do processo

7.10  Sistemas

8  Registros

9  Anexos

 

1 Objetivo

 

Descrever a Gestão Patrimonial e suas diretrizes para seu cumprimento na Coordenação-Geral de Administração e Unidades Centralizadas, junto aos seus colaboradores e requisitantes.

 

2 Documentos de referência

 

 

3 Documentos complementares

 

 

4 Campo de aplicação

 

Este procedimento se aplica ao Serviço de Patrimônio, da Coordenação-Geral de Administração - Cogead e Unidades Centralizadas da Fiocruz.

 

5 Siglas e definições

 

Alienação - é a operação que transfere o direito de propriedade do material mediante a venda e será usada para os bens móveis inservíveis, cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou inoportuno, indispensável a avaliação prévia;

Bem permanente - é aquele que possui estabilidade física, atributo que lhe permite manter-se inalterável em função de sua utilização corrente, permitindo a manutenção de sua identidade, por período nunca inferior a 2 anos;

Benfeitoria - obras de melhoramento e conservação de coisa já existente ou já incorporada ao imóvel realizada mediante a intervenção do proprietário, possuidor e detentor;

Bens imóveis - são o solo e tudo quanto possa estar nele incorporado, natural ou artificialmente, e que não pode ser retirado sem destruição ou danos.

COGEAD - Coordenação–Geral de Administração;

COGIC - Coordenação-Geral de Infraestrutura dos Campi;

COC - Casa de Oswaldo Cruz;

COGEPE - Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas;

COGEPLAN - Coordenação-Geral de Planejamento Estratégico;

Consignatário - Servidor, que assume função de confiança, formalmente indicado pela Diretoria/Coordenação da unidade, que tem sob sua responsabilidade a guarda pelos bens;

DAE - Departamento de Arquitetura e Engenharia;

DECOM - Departamento de Operações Comerciais;

DIBI - Documento de Identificação de Bens Inservíveis;

Doação - permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade, conveniência socioeconômica e especificações legais

EPSJV - Escola Politécnica de Saúde Joaquim Venâncio;

FIOCRUZ - Fundação Oswaldo Cruz;

GEREB - Gerência Regional de Brasília;

ICICT - Instituto de Comunicação e Informação Científica e Tecnológica;

ICC - Instituto Carlos Chagas;

IN - Instrução Normativa

IT - Instrução de Trabalho;

MCTIC - Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações;

NL - Nota de Lançamento;

NS - Nota de Sistema;

PF - Procuradoria Federal;

POP - Procedimento Operacional Padrão;

PP - Procedimento Padrão

RIP - Registro Imobiliário Patrimonial;

RMB - Relatório Mensal de Bens;

SEI - Sistema Eletrônico de Informação;

SEPAT - Serviço de Patrimônio;

SGA - Sistema de Gestão Administrativa;

SIADS  - Sistema Integrado de Administração de Serviços;

SIAFI - Sistema Integrado de Administração do Governo;

SPIUNET - Sistema de Gerenciamento de Imóveis de Uso Especial da União;

Termo de Responsabilidade - Corresponde ao instrumento utilizado para a efetivação da carga, sendo pessoal e intransferível, devendo ser assinado pelo próprio consignatário;

UG - Unidade Gestora.

 

6 Autoridades e responsabilidades

 

6.1     SEPAT

 

É de competência do Serviço de Patrimônio a gestão dos bens móveis permanentes e dos bens imóveis das unidades centralizadas à Cogead (Presidência, Cogepe, Cogeplan, Gereb, Icict, EPSJV e ICC) bem como a normatização dos procedimentos relativos ao assunto.

 

As principais tarefas desenvolvidas pelo SEPAT são:

- Apropriar despesa;

- Registrar bens móveis e imóveis;

- Movimentar e transferir bens móveis permanentes;

- Inventariar bens móveis e imóveis;

- Alienar bens móveis.

 

6.2     Unidades Requisitantes (Cogead / Unidades da Fiocruz)

 

6.2.1    Consignatários

 

- Zelar pelos bens públicos sob sua responsabilidade;

- Assinar Termos de Responsabilidade de bens que estejam sob sua responsabilidade;

- Assinar outros documentos que versem sobre bens sob sua responsabilidade;

- Prestar ao SEPAT ou ao Núcleo de Patrimônio informações de bens móveis sob sua responsabilidade sempre que solicitado e cumprir com as solicitações e com os prazos estabelecidos pela área de Patrimônio para tombamentos, regularizações, inventários, assinaturas de Termos de Responsabilidade, entre outras funções necessárias para o controle de bens públicos;

- Comunicar formalmente ao SEPAT ou ao Núcleo de Patrimônio sempre que ocorrerem danos ou extravios de bens públicos sob sua responsabilidade;

- Comunicar formalmente ao SEPAT ou ao Núcleo de Patrimônio a intenção de desfazimento de bens inservíveis;

- Comunicar formalmente ao SEPAT ou  ao Núcleo de Patrimônio sempre que houver movimentação de bens sob sua responsabilidade de um endereço/setor/Unidade para outro (a);

- Controlar e acompanhar a situação dos bens que saírem temporariamente do setor, providenciando documentações, quando necessárias, e encaminhando-as ao SEPAT ou   Núcleo de Patrimônio;

- Comunicar formalmente ao SEPAT ou ao Núcleo de Patrimônio quando do recebimento de bens através de doações ou convênios e providenciar as documentações necessárias para o registro dos bens, sempre que solicitado pela área de patrimônio;

- Acompanhar ou designar algum funcionário para acompanhar a realização do inventário anual no setor;

- Permitir a entrada de funcionários da área de Patrimônio no setor para inventário, verificação de bens, tombamento de bens, substituições de etiquetas rasgadas/apagadas/antigas, entre outros assuntos relativos a Patrimônio.

 

6.2.2    Núcleos de Patrimônio das Unidades Centralizadas

 

- Intermediar todas as questões relacionadas a patrimônio dentro da Unidade;

- Organizar cronogramas de leitura de bens nos setores da sua Unidade, realizar inventário físico dos bens móveis e encaminhar as informações ao SEPAT para o registro no sistema SGA Patrimônio ou Siads, respeitando o cronograma oficial do inventário de bens móveis elaborado pelo SEPAT;

- Prestar informações e cumprir prazos e solicitações estabelecidas pelo SEPAT para o andamento dos trabalhos relativos ao controle de bens públicos de sua Unidade;

- Providenciar assinaturas dos consignatários de sua Unidade em documentos diversos inerentes ao controle e responsabilidade de bens móveis;

- Preencher e encaminhar ao SEPAT as guias de transferência de bens;

- Encaminhar e-mail ao SEPAT para verificação da situação patrimonial dos bens quando há intenção de desfazimento;

- Tombar bens e substituir etiquetas rasgadas/apagadas/antigas nos setores da Unidade;

- Entrar em contato com os consignatários para coletar informações diversas sobre Patrimônio, tais como: bens não localizados, divergências no inventário, bens antigos sem patrimônio, entre outras;

- Comunicar ao Sepat a existência de bens de convênio ou qualquer outro bem sem registro patrimonial;

- Acompanhar os colaboradores do SEPAT na retirada de bens da Unidade para alienação/doação.

 

6.2.3    Comissões

 

6.2.3.1  Comissão de Inventário de bens móveis

 

- Verificar os bens durante o período de inventário;

- Propor a metodologia para a realização do inventário;

- Receber os relatórios de leitura enviados pelo SEPAT;

- Avaliar tecnicamente os resultados encontrados;

- Propor ações corretivas e preventivas para melhorarias nos processos de trabalho dos Patrimônios;

- Recomendar ao SEPAT a continuação das ações de localização dos bens não localizados, quando houver;

- Ao fim dos trabalhos, encaminhar o processo de inventário ao SEPAT com os resultados obtidos e solicitar envio ao Ordenador de despesas das Unidades Centralizadas para ciência.

 

6.2.3.2   Comissão de Alienação de bens móveis

 

- Receber a documentação relativa ao bem disponível para alienação e classificar os bens como: ociosos, recuperáveis, antieconômicos e irrecuperáveis;

- Providenciar a avaliação dos bens inservíveis para formação do valor dos lotes;

- Para alienação por venda em leilão, a avaliação do bem será efetuada pela Comissão e contará com o auxílio do Sepat;

- Formar lotes de bens conforme a sua classificação e características patrimoniais;

- Instruir o processo com todas as peças que esclareçam os procedimentos adotados para alienação, em conformidade com a legislação vigente;

- Para doação, a Comissão verificará o atendimento ao que indica o Convênio, ao interesse social, observados os critérios definidos no art. 8º do Decreto 9.373/2018.

 

6.2.3.3  Comissão de Inventário de bens imóveis

 

- Receber os relatórios e as documentações solicitadas ao Serviço de Patrimônio da COGEAD (SEPAT/COGEAD);

- Elaborar relatório inicial descrevendo qual será a metodologia e ações a serem realizadas pela Comissão;

- Consultar e verificar as contas contábeis e balancete contábil do mês, geralmente dezembro, extraídas do SIAFI (Base da Conta Contábil 123210000) e as informações de RIP de identificação do imóvel (RIP imóvel) e o número do RIP de Utilização extraídos do SPIUnet dos imóveis afetados a Cogead e Unidades Centralizadas.

- Propor ações corretivas e preventivas para melhorar os processos de trabalho do Patrimônio;

- Elaborar o relatório final com o enceramento do inventario anual de bens imóveis do exercício corrente através da Ata de encerramento.

- Ao fim dos trabalhos, encaminhar o processo de inventário ao SEPAT/COGEAD com relatório final dos resultados obtidos, contendo as informações identificadas pela Comissão e solicitar envio para ciência do Ordenador de Despesas e providências e posterior envio ao Serviço de Contabilidade da Unidade Gestora para análise.

 

7 Descrição

 

7.1 Requisitos do serviço

 

O serviço de Patrimônio da Cogead tem o objeto de cadastrar, controlar, transferir, inventariar e alienar bens móveis sob a responsabilidade dos gestores e registrar e controlar bens imóveis,  nas unidades centralizadas à Cogead.

 

7.2 Requisitos do cliente

 

Nossos clientes tem a obrigação de zelar pelos bens móveis sob sua responsabilidade e  de apresentá-los sempre que solicitado pelo Serviço de Patrimônio, durante o inventário ou a qualquer momento, porém implicitamente os clientes têm a expectativa de que é o Setor do Patrimônio quem deveria desempenhar essa função, gerando desapontamento no cliente.

 

7.3 Requisitos do processo

 

Para os procedimentos serem realizados pelo Serviço de Patrimônio - Cogead se faz necessário que os atores envolvidos (requisitantes, núcleos, consignatários, colaboradores) no processo cumpram as responsabilidades definidas nesse Padrão, de acordo com as exigências e requisitos legais. 

 

7.4 Fluxograma do processo

 

Não aplicável.

 

7.5 Eventos disparadores

 

Os eventos disparadores representam uma circunstância ou status que propicia o início da execução do processo. O processo Controlar Patrimônio possui os seguintes eventos disparadores:

 

7.5.1     Recebimento do processo no Sepat, físico ou via SEI (processo de aquisição, doação ou convênio)

 

7.5.1.1  Por aquisição

 

A partir da chegada do processo de aquisição ao Sepat, enviado pelos consignatários (que recebem os bens e atestam a NF), dos Patrimônios Centralizados, do Serviço de Tesouraria, da Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento ou do Serviço de Orçamentação da Cogead, a equipe SEPAT irá providenciar a apropriação da despesa no SIAFI e iniciar o registro dos bens móveis no sistema de patrimônio.

 

7.5.1.2  Por doação

A partir do recebimento do Termo de Doação ou do processo contendo o Termo de Doação do bem no SEPAT, oriundo do consignatário ou do Núcleo de Patrimônio centralizado, é iniciado o processo de registro do bem.

 

7.5.1.3   Por convênio (bens de terceiros)

A partir do recebimento do Termo de Depósito ou processo contendo o Termo de Depósito do bem no SEPAT, oriundo do financiador, consignatário   ou do Núcleo de Patrimônio Centralizado, é iniciado o processo de registro do bem.

 

7.5.2    Inventário anual de bens móveis

 

A partir da elaboração do Cronograma de Inventário será iniciado o processo de inventário para os bens móveis da Cogead e das Unidades Centralizadas.

 

7.5.3    Desfazimento de bens inservíveis

 

A área requisitante (Núcleos de Patrimônio ou consignatários) encaminhará e-mail à área de Patrimônio com os bens inservíveis informando a intenção de desfazimento do bem e solicitando a verificação de regularidade dos materiais. A partir daí o SEPAT verificará a regularidade dos itens e dará o aval para início do processo de desfazimento do bem, podendo seguir para doação, transferência ou alienação.

 

7.5.4    Transferência de bens móveis

 

7.5.4.1  Entre Unidades Centralizadas à Cogead

 

A partir do envio do formulário Movimentação de Material Permanente impresso, por e-mail ou através do SEI pelo requisitante (consignatário, Núcleo de Patrimônio da Unidade Centralizada ou Serviço de Patrimônio da Unidade Descentralizada) será iniciado o processo de transferência de bens móveis.

 

7.5.4.2  Transferências de bens para Unidades Descentralizadas à Cogead (cedendo ou recebendo o bem)

 

No caso de transferências de bens para Unidades Descentralizadas à Cogead, o SEPAT recebe formulário Movimentação de Material Permanente impresso, por e-mail ou através do SEI pelo requisitante (Consignatários ou Núcleo de Patrimônio da Unidade Centralizadas que está cedendo o bem) e a partir daí será iniciado o processo de transferir os bens móveis.

 

Se a Cogead ou a Unidade Centralizada estiver recebendo um bem por transferência de Unidade Descentralizada, o SEPAT aguardará a chegada do formulário Movimentação de Material Permanente impresso, por e-mail ou através do SEI, o relatório de transferência do SGA Patrimônio ou Siads e Nota de Sistema (NS) do SIAFI para iniciar o recebimento do bem por transferência.

 

7.5.4.3  Transferência externa

 

No caso de transferências externas (para outro órgão público da União) o processo de transferir externamente começa com o recebimento no SEPAT do ofício de solicitação de doação dos bens pela autoridade competente do órgão interessado.

 

7.5.5    Processo de bens imóveis    

 

A partir da chegada do processo de bens imóveis contendo a documentação pertinente a sua aquisição, a equipe do Serviço de Patrimônio irá realizar o registro dos bens imóveis no SPIUNET, mediante as orientações da Secretaria de Patrimônio da União.

 

7.5.6    Inventário de bens imóveis   

 

A partir da publicação da portaria para constituir Comissão de inventário físico e financeiro de bens imóveis da Cogead e Unidades Centralizadas à Comissão de Inventário em parceria com o Serviço de Patrimônio da Cogead iniciará o processo de inventário dos imóveis afetados a Cogead e Unidades Centralizadas.

 

7.6 Eventos Finais

 

Os eventos finais representam uma circunstância ou status final do processo, podendo disparar a execução de outro processo. O processo Controlar Patrimônio possui os seguintes eventos finais:

 

7.6.1     Bens móveis registrados (por aquisição, por doação ou por convênio)

 

 

OBS: Se no momento do tombamento, o bem não for localizado, caberá apuração de responsabilidade pelo extravio, conforme o POP 020005320/003 - Extravio ou Dano a Bem Público.

 

7.6.2    Inventário de bens móveis finalizado

 

 

Se houver bens não localizados e divergências no Inventário, é aberto um processo de Bens Não Localizados para a tentativa de localização e regularização.

 

7.6.3    Bens móveis regularizados no processo de bens não localizados

 

 

OBS: Para os bens não localizados ao fim deste processo, deverá ser aberto um processo de apuração de responsabilidade dos bens não localizados/extraviados, conforme o POP 020005320/003 -  Extravio ou Dano a Bem Público.

 

7.6.4     Desfazimento por leilão concluído

 

Documentos a serem anexados ao processo de alienação por leilão:

 

Pós leilão:

- E-mail/carta do leiloeiro com as informações de venda dos bens por leilão (quem arrematou o lote e por quanto foi arrematado);

- Nota Fiscal de venda dos bens;

- GRU de depósito da venda por leilão na conta da União;

- Relatório do SGA ou Siads com a mudança do status dos bens de “a alienar” para “alienado”;

- Nota de Sistema do SIAFI com as baixas dos bens;

- Relatório de DIBI, retirado no SGA Patrimônio ou Siads, com a informação dos bens alienados com a assinatura de ciência dos membros da Comissão de Alienação;

- Publicação em DO sobre o arremate dos bens.

 

7.6.5    Doação de bens para outra Instituição concluída (por desfazimento pela Fiocruz)

 

- Relatório do SGA ou Siads com a baixa patrimonial;

- Nota de Sistema do SIAFI com a baixa do valor patrimonial;

- Nota de Sistema do SIAFI com a baixa do valor de depreciação (se for o caso);

- Publicação em DOU.

 

7.6.6    Bens transferidos

 

Termo de Responsabilidade assinado.

 

Quando cede o bem por transferência para Unidade Descentralizada:

Relatório de Transferência do bem do SGA ou Siads Patrimônio,

NS do SIAFI com a transferência do valor para a nova UG; 

NS com a transferência do valor depreciado (se for o caso).

 

Quando recebe o bem de Unidade Descentralizada:

Relatório de Recebimento do bem do SGA ou Siads Patrimônio,

NS do SIAFI com o recebimento do valor do bem para a nossa UG,

NS com a recebimento do valor depreciado (se for o caso),

Atesto de Emplaquetamento do bem preenchido pelo SEPAT ou Núcleo de Patrimônio.

Termo de Responsabilidade assinado,

 

Relatório do SGA ou Siads de baixa patrimonial;

NS do SIAFI transferindo o valor para a UG do Órgão Público da União que recebeu o bem;

NS com a transferência da depreciação (se for o caso).

Publicação em DOU

 

7.6.7    Inventário de bens imóveis finalizado

 

Após o encerramento do inventário físico e financeiro de bens imóveis da Coordenação Geral de Administração e Unidades Centralizadas no exercício corrente realizado pela Comissão, compete ao Serviço de Patrimônio da Cogead encaminhar o referido processo para ciência do Ordenador e providencias até o final do exercício e posterior envio ao Serviço de Contabilidade da Unidade Gestora para análise, conforme POP 020005320/007 - Inventario de Bens Imóveis.

 

7.7 Detalhamento das atividades do processo

 

7.7.1     Realizar registro de bens

 

O bem poderá ser recebido por processo de aquisição, doação ou convênios (bens de terceiros).

 

7.7.1.1  Por aquisição

 

O registro de bens por aquisição é iniciado com a apropriação de despesa no SIAFI e o registro dos bens no Sistema de Patrimônio. Depois disso, o processo segue para o Serviço de Tesouraria para pagamento. Em seguida ele volta para o SEPAT para o tombamento do bem (afixação da etiqueta), emissão do atesto de emplaquetamento que deverá ser assinado pela pessoa que acompanhou o tombamento do bem, emissão do Termo de Responsabilidade para assinatura do consignatário conforme POP 020005200/001 - Incorporação de Bens Permanentes .

O seu objetivo é controle dos bens móveis da Cogead e Unidades Centralizadas.

 

7.7.1.2  Por doação

 

Um processo eletrônico é aberto no SEI ou pelo SEPAT ou pelo Núcleo de Patrimônio da Unidade centralizada, onde são anexados o Termo de Doação e as notas fiscais de compra do item, se houver. A partir daí o SEPAT faz o cadastro do bem no Sistema de Patrimônio, o registro no SIAFI e emissão do atesto de emplaquetamento que deverá ser assinado pela pessoa que acompanhou o momento do tombamento do bem (afixação da etiqueta), emissão do Termo de Responsabilidade para assinatura do consignatário conforme POP 020005200/001 - Incorporação de Bens Permanentes .

O seu objetivo é controle dos bens móveis da Cogead e Unidades Centralizadas.

 

7.7.1.3  Por convênio (bens de terceiros)

 

Um processo eletrônico é aberto no SEI ou pelo SEPAT ou pelo Núcleo de Patrimônio da Unidade Centralizada, onde são anexados o Termo de Depósito (que deve estar assinado pelo pesquisador e pelo ordenador de despesas da Unidade onde está acontecendo o projeto de pesquisa) e as notas fiscais de compra do item.  A partir daí o SEPAT faz o cadastro do bem no Sistema do Patrimônio, o registro no SIAFI, emissão do atesto de emplaquetamento que deverá ser assinado pela pessoa que acompanhou o momento do tombamento do bem (afixação da etiqueta), emissão do Termo de Responsabilidade para assinatura do consignatário Nesse caso, como o bem é de convênio, ou seja, de propriedade do convênio e não da Fiocruz, ele é registrado e tombado como bens de TERCEIROS em poder da Fiocruz, e além de ter que cumprir todo o controle exigido pelo órgão Convenente, o bem não pode ser transferido, alienado e doado pela Fiocruz. O bem sofre anualmente inventário e é depreciado pela Fiocruz, conforme POP 020005200/001 - Incorporação de Bens Permanentes.

 

O seu objetivo é controle dos bens móveis da Cogead e Unidades Centralizadas.

 

7.7.2    Realizar inventário

 

O SEPAT elabora cronograma com as datas para cada fase do inventário, constitui comissão de inventário através de Portaria, realiza reunião de início do inventário com o SEPAT, Núcleos de Patrimônio das Unidades Centralizadas e chefes do DECOM/COGEAD e abre um processo eletrônico no SEI para a Cogead e para cada Unidade Centralizada para dar início ao Inventário Anual.

A comissão começa o inventário com a ata de abertura e inicia-se a leitura física dos bens nos setores pelo SEPAT e pelos Núcleos de Patrimônio. A partir daí os dados de leitura são movimentados para o SGA-Patrimônio ou Siads gerando: o relatório de bens localizados, o relatório de bens não localizados e planilha de divergências encontradas. O SEPAT então emite os termos de responsabilidade dos bens localizados e submete-os, com o apoio dos Núcleos de Patrimônio, para assinatura dos consignatários.

Ao final, a Comissão analisa tecnicamente os relatórios, emite a ata de encerramento do inventário com os resultados obtidos e propõe ações corretivas. O SEPAT envia os Termos de Responsabilidades,  planilha com o resultado por setor  e  o relatório dos bens não localizados (quando houver) para ciência do ordenador de despesas. Os bens não localizados no inventário anual deverão ser registrados no Siafi em conta específica, conforme POP 020005200/001 - Incorporação de Bens Permanentes

 

7.7.3    Regularizar bens não localizados

 

O SEPAT abre um processo eletrônico no SEI para todas as Unidades que tiveram bens não localizados e/ou divergências no Inventário Anual, anexa os relatórios de bens não localizados e a planilha de divergências e solicita a tentativa de regularização dos itens para os Núcleos de Patrimônio e para os consignatários dos bens. A partir das informações obtidas, o SEPAT regulariza os bens no Sistema de Patrimônio, imprime relatório de bens regularizados e planilhas novas, emite os Termos de Responsabilidade dos itens regularizados e submete-os, com o apoio dos Núcleos de Patrimônio, para assinatura dos consignatários.

A tentativa de regularização desses bens fica vigente até que se inicie um novo inventário, portanto o SEPAT finaliza o processo de Bens Não localizados antes da abertura de um novo inventário, emitindo o relatório com todos os bens não localizados e um despacho final com os resultados obtidos na regularização. 

 

7.7.4    Realizar o desfazimento de bens inservíveis

 

A partir do e-mail encaminhado ao Serviço de Patrimônio com a intenção de desfazimento de um bem inservível, a situação do bem será verificada (se o bem pertence à área solicitante, se não é bem de terceiros etc.). Visto que o bem está adequado para o desfazimento, ele é colocado para disponibilidade - que é a divulgação dos bens nos patrimônios da Fiocruz, aos usuários da COGEAD e  no Reuse.Gov, onde é disponibilizado para outros órgãos públicos da União.

No caso de bens de informática e de comunicação, após essa divulgação citada, a relação de bens deverá ser encaminhada ao Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações através de e-mail e ofício. Caso haja interesse, o MCTIC indicará a instituição receptora dos bens, e o SEPAT inicia o processo de doação do bem, conforme passo a passo do POP 020005200/006 - Desfazimento de Bens móveis inservíveis.

No caso de bens comuns ou de informática, se algum usuário dentro da Fiocruz se interessar pelo bem dentro do período de 5 dias úteis, o item é movimentado para o novo setor e o Serviço de Patrimônio recebe o formulário Guia de Transferência parar seguir o processo de transferência interna do bem, Conforme POP 020005200/004 -  Movimentação, Transferência (interna ou externa)  e saída de bens permanentes da Fiocruz .

Se houver interessado de outro órgão público da União, é realizada a transferência externa do bem, desde que mediante justificativa da autoridade competente e envio de documentações necessárias para a viabilizar a transferência, conforme POP 020005200/004 - Movimentação, Transferência (interna ou externa) e saída de bens permanentes da Fiocruz

Se não houver interessados, o bem é colocado para alienação por leilão, conforme passo a passo do POP 020005200/006 - Desfazimento de Bens móveis inservíveis.

 

7.7.5    Transferir um bem móvel

 

7.7.5.1  Entre Unidades Centralizadas

 

O SEPAT inicia o processo de transferência de um bem entre Unidades Centralizadas através do recebimento do formulário Movimentação de Material Permanente em mãos ou por e-mail pelo requisitante (consignatário ou Núcleo de Patrimônio da Unidade Centralizada). Após a atualização do endereço na ficha do bem do SGA Patrimônio ou Siads, a área de Patrimônio emitirá nova etiqueta com dados do novo setor, para tombamento, Termo de Responsabilidade para o novo consignatário e submeterá para assinatura, com a ajuda do Núcleo de Patrimônio da Unidade Centralizada, conforme POP 020005200/004 - Movimentação, Transferência (interna ou externa) e Saída de Bens Permanentes da Fiocruz.

O processo encerra-se com a baixa da assinatura do Termo de Responsabilidade no Sistema SGA Patrimônio ou Siads;

 

7.7.5.2  Para Unidades Descentralizadas (cedendo ou recebendo um bem)

 

Quando a transferência de bens ocorrer para Unidades Descentralizadas, o processo de transferir/ceder o bem inicia-se com a chegada no SEPAT do formulário Movimentação de Material Permanente em mãos ou por e-mail pelo requisitante (consignatário ou Núcleo de Patrimônio da Unidade Centralizada). O SEPAT então realiza a transferência no SGA Patrimônio ou Siads e no SIAFI, através de uma nota de Sistema (NS) e faz a transferência da depreciação acumulada, se for o caso. Em seguida, envia os documentos de transferência para a o Serviço de Patrimônio da Unidade Decentralizada, que conduzirá o recebimento do bem nos Sistemas e o tombamento do bem.

 

Se a COGEAD ou Unidade Centralizada estiver recebendo um bem através de transferência de Unidade Descentralizada, o SEPAT aguardará a chegada do formulário Movimentação de Material Permanente impresso ou por e-mail, o relatório de transferência do SGA Patrimônio ou Siads e Nota de Sistema (NS) do SIAFI para iniciar o recebimento do bem por transferência. Em seguida, o SEPAT receberá os bens no Sistema SGA-Patrimônio ou Siads e SIAFI, receberá a transferência da depreciação acumulada, se for o caso, imprimirá a etiqueta patrimonial para tombamento do bem e emitirá o Termo de Responsabilidade para assinatura do consignatário conforme POP 020005200/004 - Movimentação, Transferência (interna ou externa) e Saída de Bens Permanentes da Fiocruz.

 

7.7.5.3  Para outro Órgão Público da União (transferência externa)

 

Quando a transferência for externa (para outro Órgão Público da União) o SEPAT precisará receber documento de justificativa da autoridade competente e documentos comprobatórios que viabilizem a transferência. Com esses documentos em mãos, o SEPAT abre um processo eletrônico SEI e realiza as atualizações e os registros financeiros no SGA Patrimônio ou Siads e no SIAFI. 

 

7.7.6    Realizar conciliação física e financeira dos bens

 

O SEPAT ao final de cada mês faz as conferências dos valores físicos e financeiros dos bens registrados/transferidos/doados/baixados no período, verificando os grupos dos bens no Sistema SGA Patrimônio ou Siads e SIAFI, emitindo ao final o RMB- Relatório Mensal de Bens - Mapa de entradas e saídas - Geral e enviando para a ciência do Serviço de Contabilidade da Cogead;

 

7.7.7    Registrar imóvel

 

Os imóveis de Uso Especial da União devem ser registrados no SPIUNET, gerando, assim um Registro Imobiliário Patrimonial que se subdivide em: RIP Imóvel – corresponde ao cadastro do imóvel total, resultando na soma dos RIPs de Utilização e RIP Utilização – corresponde à utilização de imóvel ou parte dele por uma determinada Unidade Gestora.

Para registrar os dados do imóvel no SPIUnet o operador deverá possuir senha fornecida pelo SPU para o SPIUnet, com perfil solicitado.

Entrar no SPIUnet disponível em http://spiunet.spu.planejamento.gov.br/Default.asp, acessado em 31/05/2021, informando o CPF e senha, seguindo as orientações disposta no Manual do Sistema SPIUnet, conforme POP 020005200/002 - Incorporação de Bens Imóveis, para aquisições de imóveis e POP 020005320/008 - Procedimentos para Registro de Imóveis Locados de Terceiros, para os imóveis locados.

 

7.7.8    Realizar atualização do imóvel, se houver

 

Para atualizar os dados do imóvel no SPIUnet, o operador deverá possuir senha fornecida pelo SPU para o SPIUnet, com perfil solicitado.

Entrar no SPIUnet, disponível em: http://spiunet.spu.planejamento.gov.br/Default.asp, acessado em 31/05/2021, informando o CPF e senha, seguindo as orientações disposta no Manual do Sistema SPIUnet .

Para os casos de benfeitoria no imóvel, seguir conforme a IT 020000000/001 - Registros Contábeis de Obras Concluídas na Fiocruz.

 

7.7.9    Realizar inventário dos bens imóveis

 

O SEPAT então inicia os procedimentos preparatórios para a realização do Inventário, tais como: solicitar a instituição de portaria constituindo comissão de inventário físico e financeiro anual de bens imóveis, elaboração de cronograma com previsão de datas para cada fase do inventário. O SEPAT abre um processo eletrônico SEI para a Cogead e Unidade Centralizada para dar início ao Inventário Anual para anexação dos atos administrativos realizados pela Comissão.

A Comissão elabora a ata de abertura do inventário, descrevendo qual será a metodologia e ações que serão realizadas pela Comissão. O SEPAT irá assessorar à Comissão de inventário colaborando com as informações solicitadas.

Ao final, a Comissão verifica os documentos e relatórios, emite a ata de encerramento do inventário com os resultados obtidos, contendo o relatório das ações realizadas,  as informações de RIP de identificação do Imóvel (Rip Imóvel) e o número do RIP de Utilização do imóvel extraídas do sistema  SPIUnet afetados a UG, os lançamentos verificados através de notas de lançamentos de regularização, relatório CONRAZAO e Balancete Contábil do mês, geralmente dezembro, extraídos no SIAFI (Base da Conta Contábil 123210000) ; consulta o saldo das contas contábeis extraídas do SIAFI X SPIUnet, propõe ações corretivas e envia o processo para SEPAT/COGEAD. Posteriormente o encerramento do inventário o SEPAT encaminha o referido processo para ciência do ordenador de despesas e providências e posterior envio ao Serviço de Contabilidade da Unidade (UG) para análise, conforme POP 020005200/007 - Inventário de Bens Imóveis.

 

 

7.8 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

 

Não aplicável.

 

7.9 Indicadores de desempenho do processo

 

 

Itens de Verificação:

 

7.10 Sistemas

 

SIADS - Sistema Integrado de Gestão Patrimonial

Ferramenta de eficiência organizacional para o aprimoramento da administração pública federal  que se destina à informatização e à operacionalização do gerenciamento e controle dos estoques de bens móveis permanentes e bens intangíveis.

 

SEI - Sistema de Informação Eletrônica

Ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos, e tem como objetivo promover a eficiência administrativa com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônico

 

SGA - Informação

O SGA é utilizado para realizar a tramitação de processos e movimentação de documentos.

 

SGA - Patrimônio

Dividido em módulos por área de atuação administrativa, e com algumas versões disponibilizados na web internet/intranet. Se aplica neste procedimento o módulo SGA-Patrimônio, que realiza operações como: registro de bens, consulta de bens, movimentação do inventário anual, regularização de bens do inventário, baixa patrimonial, transferências de bens, emissão de relatórios de bens, classificação de bens para desfazimento, depreciação automática de bens, Relatório Mensal de Bens (RMB), entre outros.

 

SPIUNET - Sistema de Gerenciamento de Imóveis de Uso Especial da União.

Utilizado para realizar o registro dos imóveis da Fiocruz e as atualizações dos imóveis, quando necessárias.

 

SIAFI - Sistema Integrado de Administração do Governo

Realiza lançamentos e atualizações de valores de bens móveis e bens imóveis nas contas contábeis das Unidades Gestoras (UG’s) da Fiocruz. Realiza operações, tais como: reavaliação de bens móveis e imóveis, apropriação de despesa, baixa de bens móveis e imóveis, transferências de bens para outra UG e transferência de valor de depreciação acumulada, recebimento de transferência de bens de outra UG e recebimento do valor da depreciação acumulada, entre outras.

 

8 Registros

 

Não aplicável.

Nota: Os registros oriundos do processo Controlar Patrimônio estarão contemplados nos POP’s do SEPAT.

 

9 Anexos

Não aplicável.

 

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Documento assinado eletronicamente por AGATHA MENEZES DE FREITAS, Prestadora de Serviço, CPF: 154.353.487-22, em 23/07/2021, às 09:12, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
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Documento assinado eletronicamente por MÁRCIA GUIMARÃES DE SOUZA, Chefe do Serviço de Patrimônio, em 23/07/2021, às 10:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
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Documento assinado eletronicamente por Paulo Roberto de Souza Lopes, Chefe do Departamento de Operações Comerciais Substituto(ª), em 23/07/2021, às 14:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
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Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 26/07/2021, às 11:07, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
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